Actividades

Registra cada interacción con el cliente. Las actividades dan a tu equipo un historial compartido de visitas, llamadas y reuniones — con informes e insights impulsados por IA.

Ver actividades

Las actividades aparecen en los perfiles de clientes bajo la pestaña Actividades, como un feed de todas las interacciones con ese cliente. Lo que está por llegar o en curso aparece arriba, en Próximo; después sigue el historial, del más reciente al más antiguo y agrupado por mes.

Entradas del feed

Cada entrada muestra:

• Quién y cuándo — El usuario asignado y hace cuánto tiempo ocurrió la actividad (pasa el cursor para ver la fecha exacta)
• Título y descripción — De qué trató la actividad
• Tipo — Chip con el color del tipo de actividad, junto a la fecha y la hora
• Certificada o No certificada — Si una actividad pasada se certificó en el sitio, si la certificación está habilitada
• Número de informes — Cuántos informes tiene la actividad
• Próximo o En progreso — Para actividades que aún no han terminado

Cuando pasan 30 días o más entre dos actividades, el feed marca el intervalo (por ejemplo, "3 meses sin contacto") para que los periodos sin actividad destaquen.

Haz clic en una entrada para abrir la actividad, o usa su menú ⋯ para eliminarla.

Filtrado

Acota el feed con estos filtros:

• Tipos de actividad — Elige uno o más tipos, con búsqueda cuando tienes muchos
• Equipo — Filtra por equipo
• Rango de fechas — Céntrate en un período específico
• Incluir las actividades de los puntos de venta — Al ver un cliente, muestra también las actividades de sus puntos de venta

Crear una actividad

Definir la hora

Las pantallas Nuevo evento y Editar evento comparten los mismos atajos de hora:

• Empieza ahora / Terminó ahora — Fija la actividad en el momento actual. Terminó ahora completa el inicio por ti, para registrar una llamada que acabas de terminar
• 15, 30, 45, 60 min — Define la duración
• Vista del día — En pantallas grandes, tu día aparece junto al formulario. Arrastra o redimensiona el bloque de la actividad para definir su hora

Al crear una actividad que ya ha empezado y cuyo tipo tiene formularios, guardar te lleva directamente al informe, salvo que el Asistente de Informes de IA esté habilitado.

Detalles de la actividad

Haz clic en cualquier actividad para abrir su página. El encabezado muestra el cliente (haz clic en el nombre para abrir su perfil), el tipo de actividad, un chip de estado (Próximo, En progreso o Pasado), la fecha y la hora, el usuario asignado y quién la creó.

La página muestra también:

• Informe — Los informes de la actividad y el lugar donde añades nuevos
• Descripción — Notas y contexto (admite texto enriquecido)
• Adjuntos — Archivos relacionados con esta actividad
• Ubicación y certificación — Un mapa de la ubicación del cliente, con botones para obtener indicaciones y abrirlo en tu app de mapas, además del estado de certificación
• Agenda — Las demás actividades del mismo día, marcadas cuando tienen informe o están certificadas. Haz clic en una para ir a ella

Reprogramación rápida

Para cambiar la hora sin abrir la pantalla de edición, haz clic en el icono del reloj junto a la fecha y la hora. Elige Empieza ahora o Terminó ahora si hace falta, elige una duración (15, 30, 45 o 60 minutos) y haz clic en Guardar. La reprogramación rápida no está disponible para actividades de día completo.

Acciones

Desde la página de la actividad, puedes:

• Editar — Abrir la pantalla Editar evento
• Eliminar — Borrar la actividad (icono de papelera)
• Comentarios — Notas internas visibles para tu equipo (icono de chat)

Añadir informes

Los informes recogen información estructurada sobre una actividad mediante formularios. En lugar de notas de formato libre, los formularios aseguran una recopilación de datos consistente. Una actividad puede tener varios informes.

Cuándo puedes añadir un informe

Añadir informe aparece en las actividades asignadas a ti cuando el tipo de actividad tiene formularios vinculados, o cuando el Asistente de Informes de IA está habilitado.

Añadir un informe

1. Abre la actividad
2. En la tarjeta Informe, haz clic en Añadir informe
3. Si hay varios formularios disponibles, selecciona cuál usar
4. Completa los campos del formulario
5. Haz clic en Continuar para revisar el informe
6. Haz clic en Enviar

Los informes guardados aparecen en la tarjeta Informe. Haz clic en uno para desplegarlo, usa el icono de chat para añadirle notas o el icono de papelera para eliminarlo.

Límites de tiempo para informes

Tu organización puede establecer un límite de tiempo para añadir informes después de que termine una actividad. Mientras escribes, el informe muestra el plazo. Una vez superado, verás un aviso y Añadir informe estará deshabilitado.

Certificación GPS

Si está habilitada, la certificación GPS demuestra que estuviste físicamente en la ubicación del cliente durante visitas de campo. Esto añade responsabilidad y precisión a los registros de visitas.

Cómo funciona

1. Abre la actividad y busca la tarjeta Ubicación y certificación
2. Haz clic en Certificar. Justo después de guardar un informe, también aparece un aviso que te ofrece certificar la actividad
3. Lee el aviso de ubicación y haz clic en Estoy de acuerdo
4. Se captura tu ubicación GPS actual y el mapa muestra a qué distancia estás del cliente
5. Si estás dentro del radio permitido, haz clic en Confirmar certificación

En un móvil, la certificación se abre como un panel inferior que va marcando cada paso: consentimiento de ubicación, ubicación actual y distancia. Si la comprobación falla o tu ubicación es imprecisa, haz clic en Intentar de nuevo. Si está habilitado, Actualizar coordenadas mueve la ubicación guardada del cliente a donde te encuentras.

Estado de certificación

• Certificada — Tu ubicación se confirmó dentro del radio y la ventana de tiempo permitidos. La tarjeta Ubicación y certificación muestra Certificada en el sitio, cuándo ocurrió y a qué distancia estabas del cliente
• No certificada — La actividad aún no se ha certificado

Requisitos

La certificación GPS requiere:

• Que el cliente tenga coordenadas válidas registradas
• Que la actividad esté asignada a ti
• Estar dentro del radio configurado
• Estar dentro de la ventana de tiempo configurada, que empieza antes del inicio de la actividad y termina después de su fin
• Un informe en la actividad, si tu organización lo exige antes de certificar
• El dispositivo debe tener el GPS habilitado y el usuario debe aceptar los permisos de ubicación

Insights impulsados por IA

Al ver una actividad vinculada a un cliente, Henry AI puede proporcionar contexto sobre ese cliente basado en interacciones recientes y datos.

Resumen del cliente

Antes de una reunión con el cliente, expande la sección de IA para ver:

• Problemas clave — Problemas o preocupaciones de envíos recientes
• Temas pendientes — Elementos que necesitan seguimiento
• Análisis — Resumen generado por IA de la situación del cliente

Asistente de Informes de IA

Si está habilitado, Henry AI te ayuda a redactar informes. Haz clic en Añadir informe en una actividad y el informe se abre como un asistente breve: Elegir Modo, Informe (solo cuando hay varios formularios disponibles), Completar Informe y Revisar.

1. Elige Modo Formulario o Modo Dinámico
2. En Modo Formulario, selecciona un formulario si hay varios disponibles
3. Haz clic en Comenzar la entrevista o Comenzar a dictar. Henry no empieza hasta que lo hagas
4. Responde por voz. Henry completa el informe mientras hablas
5. Haz clic en Continuar y revisa las tareas de seguimiento propuestas y los destinatarios de Enviar copia a — elimina los chips que no quieras
6. Haz clic en Enviar

Las tareas y los destinatarios en copia se crean o aplican al guardar, no durante la conversación.

En Modo Formulario el formulario sigue siendo editable, así que puedes escribir en él en lugar de iniciar la entrevista. Durante la entrevista, haz clic en Enviar para no esperar, Saltar para pasar una pregunta o Detener para hacer una pausa, y después en Reanudar la conversación para continuar donde lo dejaste. Los tipos de actividad sin formulario se saltan la elección de modo y pasan directamente al dictado.

Configuración de actividades

Configura reglas básicas para la creación de actividades:

Ejemplo de actividad pasada

Si se establece en 60 minutos, los usuarios pueden crear actividades para eventos que ocurrieron hasta 1 hora atrás. Las actividades fuera de esta ventana se bloquean.

Configuración de certificación GPS

Pon el límite de tiempo en 0 para desactivar la certificación GPS.

Cómo funciona la certificación

1. El usuario abre una actividad en la ubicación de un cliente e inicia la certificación
2. El sistema captura las coordenadas GPS del usuario
3. Las coordenadas se comparan con la ubicación almacenada del cliente
4. Si está dentro del radio y ventana de tiempo configurados, la actividad se marca como Certificada

Ejemplos de certificación

Funciones de IA

Cuando está habilitado, los usuarios pueden redactar informes en:

• Modo Formulario — Responder a las preguntas habladas de Henry, en modo manos libres
• Modo Dinámico — Dictar y dejar que el informe se escriba solo

La IA mapea las respuestas a los campos de formulario apropiados automáticamente.

Tipos de actividad

Tipos predeterminados

WiseParts incluye tipos de actividad predeterminados que no pueden eliminarse: Visita, Llamada Entrante, Llamada Saliente, Prospecto, Visita Planificada y Predeterminado (Otros). Puede crear tipos personalizados adicionales.

Gestionar tipos

Navegue a Clientes > Tipos de actividad para gestionar sus tipos de actividad.

Para agregar un nuevo tipo

1. Vaya a Clientes > Tipos de actividad
2. Haga clic en el botón +
3. Ingrese el nombre del tipo
4. Elija un icono y color
5. Vincule cualquier formulario para adjuntar a este tipo
6. Haga clic en Guardar

Para editar un tipo

1. Vaya a Clientes > Tipos de actividad
2. Haga clic en el tipo a editar
3. Actualice el nombre, icono, color o formularios vinculados
4. Haga clic en Guardar

Para deshabilitar un tipo

1. Vaya a Clientes > Tipos de actividad
2. Haga clic en el tipo a editar
3. Desactive Activo
4. Haga clic en Guardar

Los tipos deshabilitados permanecen en el sistema pero no pueden usarse para nuevas actividades.

Tipos personalizados

Agregue tipos específicos para su negocio:

• Capacitación
• Demo
• Soporte
• Entrega

Configuración de tipos

Vincular formularios

Los tipos de actividad pueden tener formularios adjuntos. Cuando los usuarios completan una actividad de ese tipo, los formularios vinculados aparecen para recopilación de datos.

1. Edite el tipo de actividad
2. En la sección Formularios, seleccione uno o más formularios
3. Guarde

Vea Formularios para crear formularios personalizados.

Funcionalidades relacionadas