Activités

Enregistrez chaque interaction client. Les activités donnent à votre équipe un historique partagé des visites, appels et réunions — complet avec des rapports et des insights alimentés par l'IA.

Consulter les activités

Les activités apparaissent sur les profils clients sous l'onglet Activités, sous forme de fil regroupant toutes les interactions avec ce client. Ce qui est à venir ou en cours figure en haut, sous Bientôt ; l'historique suit, du plus récent au plus ancien et regroupé par mois.

Entrées du fil

Chaque entrée affiche :

• Qui et quand — L'utilisateur assigné et il y a combien de temps l'activité a eu lieu (survolez pour voir la date exacte)
• Titre et description — L'objet de l'activité
• Type — Puce à la couleur du type d'activité, à côté de la date et de l'heure
• Certifiée ou Non certifiée — Si une activité passée a été certifiée sur site, lorsque la certification est activée
• Nombre de rapports — Combien de rapports compte l'activité
• Bientôt ou En cours — Pour les activités qui ne sont pas encore terminées

Lorsque 30 jours ou plus séparent deux activités, le fil signale l'intervalle (par exemple, « 3 mois sans contact ») pour faire ressortir les périodes creuses.

Cliquez sur une entrée pour ouvrir l'activité, ou utilisez son menu ⋯ pour la supprimer.

Filtrage

Affinez le fil avec ces filtres :

• Types d'activité — Choisissez un ou plusieurs types, avec une recherche quand ils sont nombreux
• Équipe — Filtrez par équipe
• Plage de dates — Concentrez-vous sur une période spécifique
• Inclure les activités des succursales — Lors de la consultation d'un client, affichez aussi les activités de ses succursales

Créer une activité

Définir l'heure

Les écrans Nouvel événement et Modifier l'activité partagent les mêmes raccourcis horaires :

• Commence maintenant / Vient de se terminer — Ancrez l'activité sur le moment présent. Vient de se terminer remplit l'heure de début pour vous, pour consigner un appel que vous venez de terminer
• 15, 30, 45, 60 min — Définissez la durée
• Vue jour — Sur les grands écrans, votre journée s'affiche à côté du formulaire. Faites glisser ou redimensionnez le bloc de l'activité pour régler son heure

Lorsque vous créez une activité déjà commencée dont le type a des formulaires, l'enregistrement vous amène directement au rapport, sauf si l'Assistant de Rapports IA est activé.

Détails de l'activité

Cliquez sur n'importe quelle activité pour ouvrir sa page. L'en-tête affiche le client (cliquez sur le nom pour ouvrir son profil), le type d'activité, une puce de statut (Bientôt, En cours ou Passé), la date et l'heure, l'utilisateur assigné et son créateur.

La page affiche également :

• Rapport — Les rapports de l'activité et l'endroit où en ajouter de nouveaux
• Description — Notes et contexte (supporte le texte enrichi)
• Pièces jointes — Fichiers liés à cette activité
• Lieu et certification — Une carte de l'emplacement du client, avec des boutons pour obtenir l'itinéraire et l'ouvrir dans votre application de cartes, ainsi que le statut de certification
• Agenda — Les autres activités de la même journée, signalées lorsqu'elles ont un rapport ou sont certifiées. Cliquez sur l'une d'elles pour y accéder

Replanification rapide

Pour changer l'heure sans ouvrir l'écran de modification, cliquez sur l'icône d'horloge à côté de la date et de l'heure. Choisissez Commence maintenant ou Vient de se terminer si besoin, choisissez une durée (15, 30, 45 ou 60 minutes), puis cliquez sur Sauvegarder. La replanification rapide n'est pas disponible pour les activités sur toute la journée.

Actions

Depuis la page de l'activité, vous pouvez :

• Modifier — Ouvrir l'écran Modifier l'activité
• Supprimer — Supprimer l'activité (icône corbeille)
• Remarques — Notes internes visibles par votre équipe (icône de discussion)

Ajouter des rapports

Les rapports recueillent des informations structurées sur une activité à l'aide de formulaires. Au lieu de notes libres, les formulaires garantissent une collecte de données cohérente. Une activité peut contenir plusieurs rapports.

Quand ajouter un rapport

Ajouter rapport apparaît sur les activités qui vous sont assignées lorsque le type d'activité a des formulaires associés, ou lorsque l'Assistant de Rapports IA est activé.

Ajouter un rapport

1. Ouvrez l'activité
2. Dans la carte Rapport, cliquez sur Ajouter rapport
3. Si plusieurs formulaires sont disponibles, sélectionnez celui à utiliser
4. Remplissez les champs du formulaire
5. Cliquez sur Poursuivre pour vérifier le rapport
6. Cliquez sur Soumettre

Les rapports enregistrés sont listés dans la carte Rapport. Cliquez sur l'un d'eux pour le déplier, utilisez l'icône de discussion pour y ajouter des notes, ou l'icône corbeille pour le supprimer.

Limites de temps pour les rapports

Votre organisation peut définir un délai pour ajouter des rapports après la fin d'une activité. Pendant la rédaction, le rapport affiche la date limite. Une fois celle-ci dépassée, vous verrez un avertissement et Ajouter rapport sera désactivé.

Certification GPS

Si activée, la certification GPS prouve que vous étiez physiquement à l'emplacement du client lors des visites terrain. Cela ajoute de la responsabilité et de la précision aux enregistrements de visites.

Comment ça fonctionne

1. Ouvrez l'activité et repérez la carte Lieu et certification
2. Cliquez sur Certifier. Juste après l'enregistrement d'un rapport, une invite vous propose aussi de certifier l'activité
3. Lisez l'avis de localisation et cliquez sur Je suis d'accord
4. Votre position GPS actuelle est capturée et la carte indique à quelle distance vous êtes du client
5. Si vous êtes dans le rayon autorisé, cliquez sur Confirmer la certification

Sur un téléphone, la certification s'ouvre dans un panneau inférieur qui coche chaque étape : consentement de localisation, position actuelle et distance. Si la vérification échoue ou si votre position est imprécise, cliquez sur Réessayer. Si activé, Mettre à jour les coordonnées déplace l'emplacement enregistré du client là où vous vous trouvez.

Statut de certification

• Certifiée — Votre position a été confirmée dans le rayon et la fenêtre de temps autorisés. La carte Lieu et certification affiche Certifiée sur site, le moment de la certification et votre distance par rapport au client
• Non certifiée — L'activité n'a pas encore été certifiée

Prérequis

La certification GPS nécessite :

• Que le client ait des coordonnées valides enregistrées
• Que l'activité vous soit assignée
• D'être dans le rayon configuré
• D'être dans la fenêtre de temps configurée, qui commence avant le début de l'activité et se termine après sa fin
• Un rapport sur l'activité, si votre organisation l'exige avant la certification
• Que l'appareil ait le GPS activé et que l'utilisateur accepte les autorisations de localisation

Insights alimentés par l'IA

Lors de la consultation d'une activité liée à un client, Henry AI peut fournir du contexte sur ce client basé sur les interactions récentes et les données.

Résumé client

Avant une réunion client, développez la section IA pour voir :

• Problèmes clés — Problèmes ou préoccupations des soumissions récentes
• Sujets en attente — Éléments nécessitant un suivi
• Analyse — Résumé généré par l'IA de la situation du client

Assistant de Rapports IA

Si activé, Henry AI vous aide à rédiger vos rapports. Cliquez sur Ajouter rapport sur une activité et le rapport s'ouvre sous forme d'assistant court : Choisir le Mode, Rapport (uniquement lorsque plusieurs formulaires sont disponibles), Remplir le Rapport et Vérifier.

1. Choisissez Mode Formulaire ou Mode Dynamique
2. En Mode Formulaire, sélectionnez un formulaire si plusieurs sont disponibles
3. Cliquez sur Commencer l'entretien ou Commencer à dicter. Henry ne démarre pas tant que vous ne l'avez pas fait
4. Répondez à voix haute. Henry remplit le rapport pendant que vous parlez
5. Cliquez sur Poursuivre, puis vérifiez les tâches de suivi proposées et les destinataires Envoyer une copie à — retirez les puces que vous ne voulez pas
6. Cliquez sur Soumettre

Les tâches et les destinataires en copie sont créés ou appliqués à l'enregistrement, pas pendant la conversation.

En Mode Formulaire, le formulaire reste modifiable : vous pouvez le remplir au clavier sans lancer l'entretien. Pendant l'entretien, cliquez sur Envoyer pour ne pas attendre, Passer pour sauter une question ou Arrêter pour faire une pause, puis sur Reprendre la conversation pour continuer là où vous vous étiez arrêté. Les types d'activité sans formulaire passent le choix du mode et vont directement à la dictée.

Paramètres des activités

Configurez les règles de base pour la création d'activités :

Exemple d'activité passée

Si défini à 60 minutes, les utilisateurs peuvent créer des activités pour des événements survenus jusqu'à 1 heure auparavant. Les activités au-delà de cette fenêtre sont bloquées.

Paramètres de certification GPS

Réglez la limite de temps sur 0 pour désactiver la certification GPS.

Comment fonctionne la certification

1. L'utilisateur ouvre une activité à un emplacement client et lance la certification
2. Le système capture les coordonnées GPS de l'utilisateur
3. Les coordonnées sont comparées à l'emplacement enregistré du client
4. Si dans le rayon et la fenêtre de temps configurés, l'activité est marquée comme Certifiée

Exemples de certification

Fonctionnalités IA

Quand activé, les utilisateurs peuvent rédiger leurs rapports en :

• Mode Formulaire — Répondre aux questions posées à voix haute par Henry, en mains libres
• Mode Dynamique — Dicter et laisser le rapport s'écrire de lui-même

L'IA mappe automatiquement les réponses aux champs de formulaire appropriés.

Types d'activité

Types par défaut

WiseParts inclut des types d'activités par défaut qui ne peuvent pas être supprimés : Visite, Appel Entrant, Appel Sortant, Prospect, Visite Planifiée et Défaut (Autres). Vous pouvez créer des types personnalisés supplémentaires.

Gérer les types

Naviguez vers Clients > Types d'activité pour gérer vos types d'activités.

Pour ajouter un nouveau type

1. Allez dans Clients > Types d'activité
2. Cliquez sur le bouton +
3. Entrez le nom du type
4. Choisissez une icône et une couleur
5. Associez les formulaires à rattacher à ce type
6. Cliquez sur Enregistrer

Pour modifier un type

1. Allez dans Clients > Types d'activité
2. Cliquez sur le type à modifier
3. Mettez à jour le nom, l'icône, la couleur ou les formulaires associés
4. Cliquez sur Enregistrer

Pour désactiver un type

1. Allez dans Clients > Types d'activité
2. Cliquez sur le type à modifier
3. Basculez Actif sur non
4. Cliquez sur Enregistrer

Les types désactivés restent dans le système mais ne peuvent pas être utilisés pour de nouvelles activités.

Types personnalisés

Ajoutez des types spécifiques à votre activité :

• Formation
• Démo
• Support
• Livraison

Paramètres des types

Associer des formulaires

Les types d'activité peuvent avoir des formulaires associés. Quand les utilisateurs complètent une activité de ce type, les formulaires associés apparaissent pour la collecte de données.

1. Modifiez le type d'activité
2. Dans la section Formulaires, sélectionnez un ou plusieurs formulaires
3. Enregistrez

Voir Formulaires pour créer des formulaires personnalisés.

Fonctionnalités associées