Ejemplos
Aprenda de ejemplos prácticos de automatización que resuelven desafíos comunes de negocio.
Secuencia de recuperación de presupuestos
Convierta más presupuestos abandonados con una secuencia de seguimiento programada.
El desafío
Los clientes a menudo crean presupuestos pero no completan la compra. Sin seguimiento, estas oportunidades se pierden.
La solución
Cree una automatización que envíe intentos de recuperación en intervalos crecientes.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre | Secuencia de recuperación de presupuestos |
| Disparador | Presupuesto creado |
| Condiciones | Valor > 200, Estado = Abierto |
Acciones:
- Enviar intento de recuperación de presupuesto — Retraso: 60 minutos
- Enviar intento de recuperación de presupuesto — Retraso: 180 minutos (3 horas)
- Enviar intento de recuperación de presupuesto — Retraso: 1440 minutos (24 horas)
- Cambiar el estado del presupuesto a "Cancelado por automatización" — Retraso: 2880 minutos (48 horas)
Por qué funciona
- El primer intento captura clientes que se distrajeron
- El segundo intento alcanza a quienes necesitaban tiempo para decidir
- El tercer intento es un recordatorio final
- El cierre automático mantiene el pipeline limpio
Escalación de conversaciones urgentes
Asegure que los problemas urgentes de clientes reciban atención inmediata de los gerentes.
El desafío
Cuando la IA detecta un problema urgente o un miembro del equipo etiqueta una conversación como urgente, los gerentes necesitan saberlo inmediatamente.
La solución
Cree una automatización que notifique a los gerentes cuando se aplican etiquetas urgentes.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre | Escalación de problemas urgentes |
| Disparador | Conversación etiquetada |
| Condiciones | Etiqueta = Urgente |
Acciones:
- Enviar notificación — Retraso: 0 minutos
- Destinatarios: Nombre del gerente
- Canal de notificación: En la app y Email
- Asunto:
Urgente: problema {{tag.name}} necesita atencion - Mensaje:
Una conversacion ha sido marcada como urgente. Ticket #{{thread.ticket}}. Origen: {{conversation.source}}. Asignado a: {{assigned_user.name}}.
- Asignar tarea de conversación — Retraso: 30 minutos
- Asignado a: Nombre del gerente
- Tipo de tarea: Seguimiento
- Título: Revisar conversación urgente
- Vencimiento: 60 minutos
Por qué funciona
- La notificación inmediata asegura visibilidad
- La tarea de respaldo asegura seguimiento si la notificación se pierde
- Las etiquetas de combinación proporcionan contexto sin abrir la conversación
Seguimiento de llamadas perdidas
Nunca deje una llamada perdida sin responder.
El desafío
Las llamadas entrantes perdidas representan potencial negocio perdido. Los equipos de ventas necesitan devolver las llamadas prontamente.
La solución
Cree una automatización que cree tareas de devolución de llamada para llamadas perdidas.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre | Devolución de llamada perdida |
| Disparador | Llamada terminada |
| Condiciones | Dirección = Entrante, Estado = Perdida |
Acciones:
- Asignar tarea — Retraso: 0 minutos
- Tipo de tarea: Llamada telefónica
- Asignado a: Creador
- Título: Devolver llamada perdida
- Vencimiento: 60 minutos
- Acciones condicionales: Complete la tarea si la llamada es recuperada
Por qué funciona
- La creación inmediata de tareas asegura seguimiento
- El título de la tarea lleva el número del cliente, así nadie tiene que buscarlo
- Una acción condicional cierra el círculo si se devuelve la llamada antes del vencimiento
- El tiempo de vencimiento de 60 minutos crea urgencia
Notificación de presupuesto de alto valor
Alerte a las personas correctas cuando lleguen grandes oportunidades.
El desafío
Los presupuestos de alto valor merecen atención especial pero pueden perderse en el volumen diario.
La solución
Cree una automatización que notifique a los miembros relevantes del equipo sobre oportunidades de alto valor.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre | Alerta de presupuesto de alto valor |
| Disparador | Presupuesto creado |
| Condiciones | Valor > 5000 |
Acciones:
- Enviar notificación — Retraso: 0 minutos
- Destinatario: Vendedor del cliente
- Asunto: Presupuesto de alto valor creado
- Mensaje: Se ha creado un presupuesto de más de 5000 EUR que necesita su atención.
- Enviar notificación — Retraso: 0 minutos
- Destinatario: Gerente de ventas
- Asunto: Notificación de presupuesto de alto valor
- Mensaje: Se ha creado un presupuesto de alto valor. Por favor asegure el seguimiento adecuado.
- Asignar tarea de presupuesto — Retraso: 0 minutos
- Tipo de tarea: Seguimiento
- Asignado a: Vendedor del cliente
- Título: Seguimiento prioritario de presupuesto de alto valor
- Vencimiento: 120 minutos
Por qué funciona
- Tanto el vendedor como el gerente son notificados
- La tarea asegura seguimiento documentado
- El tiempo de vencimiento de 2 horas equilibra urgencia con tiempo de respuesta realista
Filtrado de spam al llegar
Mantenga boletines y correo automático fuera de la bandeja del equipo.
El desafío
El correo comercial y los avisos automáticos caen en bandejas compartidas y se cuentan, se asignan y se trabajan como si fueran solicitudes reales de clientes.
La solución
Ciérrelos en cuanto llegan, antes de que las reglas de asignación se los pasen a nadie.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre | Cerrar correo de boletines |
| Disparador | Nueva conversación |
| Condiciones | Cuerpo del mensaje contiene "darse de baja" OR Correo del remitente comienza con "noreply" |
Acciones:
- Añadir etiqueta — Inmediato
- Etiqueta: Spam
- Cerrar conversación — Inmediato
Por qué funciona
- Cerrar al llegar mantiene honestas las métricas de tiempo de respuesta
- La etiqueta deja rastro, así puede revisar qué se filtró y aflojar las condiciones si hace falta
- Este disparador no admite retraso, que es justo lo que se quiere aquí
Dirigir el correo entrante por asunto
Envíe determinadas solicitudes directamente a la persona que las gestiona.
El desafío
Todo llega a una bandeja compartida y se reparte por igual, aunque ciertas solicitudes siempre son de la misma persona.
La solución
Asigne al llegar, cuando el asunto identifica el tipo de solicitud.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre | Garantías para Ana |
| Disparador | Nueva conversación |
| Condiciones | Asunto del mensaje contiene "garantía" |
Acciones:
- Asignar conversación — Inmediato
- Asignado a: Ana Silva
- Añadir etiqueta — Inmediato
- Etiqueta: Garantía
Por qué funciona
- La persona correcta lo ve primero, sin un paso manual de clasificación
- La etiqueta permite filtrar la cola más adelante
Mejores prácticas
Comience simple
Empiece con una o dos acciones. Agregue complejidad solo cuando entienda cómo funciona la automatización básica.
Use retrasos estratégicamente
- Inmediato (0 min): Notificaciones, tareas urgentes
- Retraso corto (30-60 min): Dar tiempo para manejo manual
- Retraso medio (3-4 horas): Intentos de seguimiento
- Retraso largo (24+ horas): Recordatorios finales, limpieza
Pruebe antes de implementar
- Cree la automatización como inactiva
- Revise todas las condiciones y acciones
- Habilite y monitoree las primeras ejecuciones
- Ajuste según los resultados
Monitoree e itere
Revise los registros de automatización regularmente para:
- Verificar que las automatizaciones se disparen correctamente
- Identificar acciones omitidas (condiciones no cumplidas)
- Encontrar oportunidades de mejora
Considere la experiencia del cliente
- No envíe demasiados mensajes muy rápido
- Espacie los intentos de recuperación apropiadamente
- Use lenguaje profesional y útil