Conversaciones

Gestione toda la comunicacion con sus clientes desde una unica bandeja de entrada. Los mensajes de correo electronico y WhatsApp fluyen hacia una vista unificada donde puede responder, asignar, etiquetar y hacer seguimiento de las conversaciones en todos los canales.

Acceder a Conversaciones

Haga clic en el icono de chat en la barra de navegacion superior para abrir el panel de conversaciones. El panel se desliza desde la derecha, mostrando todas las conversaciones de sus canales conectados.

Canales

Conversaciones soporta dos canales de comunicacion:

Cada canal tiene su propio icono en la lista de conversaciones para que pueda identificar rapidamente el origen.

Elegir un proveedor de WhatsApp

WiseParts soporta dos metodos de integracion de WhatsApp:

Ventana de mensajeria de WhatsApp

WhatsApp permite mensajes de forma libre solo dentro de las 24 horas posteriores al ultimo mensaje del cliente. Despues de eso, debe usar una plantilla aprobada para reiniciar la conversacion.

Grupos de WhatsApp

Mantenga chats grupales de WhatsApp con equipos o clientes en la misma bandeja donde ya gestiona las conversaciones uno a uno. Cada grupo aparece en la lista con un icono de grupo y su asunto, y el panel derecho cambia a una vista de gestion de grupo cuando lo abre.

Crear un grupo

1. Haga clic en Crear Grupo en la cabecera de conversaciones
2. Elija un remitente de WhatsApp elegible (el numero que alojara el grupo)
3. Introduzca un asunto del grupo (el nombre que veran los miembros)
4. Anada opcionalmente una descripcion
5. Active Aprobacion de Solicitudes si desea revisar a los nuevos miembros antes de que entren
6. Haga clic en Crear

Si no aparece ningun remitente en el desplegable, ninguno de sus numeros de WhatsApp cumple actualmente los requisitos de elegibilidad anteriores.

El panel del grupo

Al abrir un grupo, el panel derecho cambia de la vista de contacto habitual al Panel de Gestion de Grupo, que muestra:

Invitar miembros

Haga clic en Invitar participantes en el panel del grupo para enviar plantillas con enlace de invitacion a personas fuera del grupo. Dos modos:

Elija una plantilla de invitacion aprobada y envie. Cada destinatario recibe la plantilla en un hilo privado de WhatsApp; cuando pulsa el enlace de invitacion y se une, aparece en la lista de participantes y una linea de sistema ("X se unio al grupo") se anade a la cronologia.

Mensajes en un grupo

Los hilos de grupo se parecen mucho a las conversaciones uno a uno, con dos diferencias:

• El nombre del remitente aparece encima de cada mensaje entrante para distinguir a los miembros
• Mensajes del sistema muestran eventos del grupo en tiempo real — "X se unio al grupo", "X salio del grupo", "X fue eliminado por Y", cambios de descripcion y solicitudes de entrada pendientes. No hace falta actualizar la pagina.

Los mensajes salientes se envian desde el numero anfitrion del grupo y aparecen bajo el nombre del miembro de su equipo, como siempre.

Diferencias a tener en cuenta

Si Meta suspende un grupo (por motivos de politica o plataforma), aparece una banda de aviso roja en el panel y el envio de mensajes queda bloqueado hasta que se levante la suspension.

Eliminar un grupo

Haga clic en Eliminar Grupo en la parte inferior del panel del grupo para disolverlo en WhatsApp para todos los miembros, incluido su numero de empresa. En WiseParts la conversacion permanece como un archivo de solo lectura — no puede enviar mensajes nuevos, pero el historial completo y la lista de participantes se conservan para consulta. Una linea de sistema registra quien elimino el grupo y cuando.

Permisos

Crear grupos, eliminarlos, editar participantes y gestionar solicitudes de entrada requieren el permiso Gestionar Grupos de WhatsApp. Los usuarios sin este permiso pueden seguir leyendo y respondiendo en las conversaciones de grupo a las que tengan acceso.

Lista de conversaciones

El panel izquierdo muestra sus conversaciones con:

• Icono de canal — Indicador de correo electronico o WhatsApp
• Nombre del contacto — Identificador del cliente o contacto (vinculado al registro del cliente cuando esta disponible)
• Etiquetas — Marcas con codigos de colores para organizacion
• Vista previa del ultimo mensaje — Fragmento del mensaje mas reciente
• Marca de tiempo — Cuando llego el ultimo mensaje
• Indicador de estado — Estado actual de la conversacion

Filtrar conversaciones

Use pestanas para organizar su vista:

Filtros adicionales estan disponibles en el menu desplegable de filtros:

• Estado — Abierto, pendiente, pospuesto, resuelto
• Canal — Correo electronico, WhatsApp o cuentas especificas
• Etiquetas — Filtrar por etiquetas aplicadas

Leer y responder

Seleccione una conversacion para ver el hilo completo de mensajes. El panel derecho muestra:

• Historial completo de mensajes con marcas de tiempo
• Informacion del remitente y enlace al cliente
• Vistas previas de archivos adjuntos
• Indicadores de estado del mensaje (enviado, entregado, leido)

Enviar mensajes

1. Escriba su mensaje en el área de entrada en la parte inferior
2. Presione Enter o haga clic en el botón de enviar

Atajos de Teclado

El editor de respuesta soporta atajos de teclado configurables para enviar mensajes y cambiar el estado de la conversación en una sola acción.

Atajo de Envío

Elija su comportamiento de envío preferido en sus ajustes de usuario:

Atajos de Envío + Acción

Combine el envío de un mensaje con un cambio de estado usando teclas modificadoras:

Estos atajos están disponibles en el menú del botón de enviar, donde también puede ver qué acciones están disponibles para la conversación actual.

Plantillas Rápidas

Escriba / al inicio de un mensaje para buscar e insertar una plantilla. A medida que escribe después de la barra, las plantillas se filtran por nombre y etiqueta en tiempo real.

• Escriba para filtrar la lista
• Teclas de flecha para navegar por los resultados
• Enter para insertar la plantilla seleccionada

Esta es la forma más rápida de insertar respuestas frecuentes sin usar el ratón.

Archivos adjuntos

Adjunte archivos mediante:

• Arrastrar y soltar archivos en el area del mensaje
• Hacer clic en el icono de adjuntar

Los formatos soportados incluyen imagenes, PDFs, documentos de Office y archivos de audio. Los limites de tamano de archivo dependen del canal.

Usar plantillas

Haga clic en el icono de plantilla para insertar un mensaje predefinido. Las plantillas ayudan a garantizar mensajes consistentes y son necesarias para conversaciones de WhatsApp fuera de la ventana de 24 horas.

Acciones de conversacion

Asignar

Asigne conversaciones a miembros del equipo para una responsabilidad clara:

1. Haga clic en el menu desplegable de asignado en el encabezado de la conversacion
2. Seleccione un usuario o equipo
3. La conversacion se mueve a la pestana "Mias" del asignado

La asignacion puede ocurrir automaticamente segun las reglas que configure.

Etiquetar

Las etiquetas le ayudan a organizar y filtrar conversaciones. Aplique multiples etiquetas para categorizar por tema, prioridad o etapa del flujo de trabajo.

Para agregar etiquetas:

1. Abra una conversacion
2. Haga clic en la seccion Etiquetas en los detalles de la conversacion
3. Seleccione etiquetas existentes o cree nuevas en linea

Las etiquetas aparecen como indicadores de colores en la lista de conversaciones para una identificacion visual rapida.

Las etiquetas tambien pueden activar automatizaciones — por ejemplo, etiquetar una conversacion como "Urgente" puede notificar a un gerente o reasignarla a un agente senior.

Posponer

Oculte una conversacion temporalmente cuando necesite hacer seguimiento mas tarde:

1. Haga clic en el boton de posponer
2. Elija cuando resurge:
   • 1 hora
   • 2 horas
   • 4 horas
   • Manana (9:00 AM)
   • Proximo lunes (9:00 AM)

Las conversaciones pospuestas reaparecen en su bandeja de entrada a la hora programada.

Resolver

Marque las conversaciones como completadas cuando no se necesite ninguna accion adicional:

1. Haga clic en el boton de resolver (icono de marca de verificacion)
2. La conversacion pasa a estado resuelto

Las conversaciones resueltas se ocultan de la vista predeterminada pero permanecen buscables. Puede reabrir una conversacion si necesita atencion nuevamente.

Notas privadas

Agregue notas internas que solo su equipo puede ver:

1. Haga clic en el icono de nota en el compositor de mensajes
2. Escriba su nota
3. Envie — la nota aparece en el hilo con un estilo distintivo

Las notas privadas son utiles para documentar contexto, instrucciones de traspaso o decisiones sin enviar nada al cliente.

Respuestas automaticas

Responda automaticamente a los mensajes entrantes cuando su equipo no este disponible. Las respuestas automaticas pueden confirmar la recepcion y establecer expectativas para los tiempos de respuesta.

Asistencia de IA

Los mensajes entrantes se analizan automaticamente por IA para ayudarle a responder mas rapido y de manera mas efectiva.

Cuando llega un nuevo mensaje, la IA:

• Analiza el sentimiento — Detecta si el cliente esta positivo, neutral, frustrado o urgente
• Evalua la urgencia — Marca mensajes que necesitan atencion inmediata
• Sugiere etiquetas — Recomienda etiquetas basadas en el contenido del mensaje
• Extrae contexto — Identifica referencias a pedidos, presupuestos o facturas
• Recomienda acciones — Proporciona botones de accion rapida para tareas comunes

El analisis aparece como una nota privada en el hilo de la conversacion, visible solo para su equipo. Esto le da contexto instantaneo antes de responder.

Asociar con clientes

Vincule conversaciones a registros de clientes para obtener contexto:

1. Haga clic en el enlace del cliente en el encabezado de la conversacion
2. Busque y seleccione un cliente
3. La conversacion ahora esta asociada con ese registro de cliente

Una vez vinculado, puede:

• Ver el perfil del cliente desde la conversacion
• Ver el historial de conversaciones en el perfil del cliente
• Acceder al contexto del cliente al responder

Iniciar nuevas conversaciones

Para iniciar una conversacion:

1. Haga clic en el boton + en el panel de conversaciones
2. Seleccione un canal (cuenta de correo electronico o numero de WhatsApp)
3. Ingrese el destinatario (direccion de correo electronico o numero de telefono)
4. Redacte y envie su mensaje

Para WhatsApp, debe usar una plantilla aprobada cuando contacte a un cliente por primera vez.

Metricas de rendimiento

Realice seguimiento de tiempos de respuesta, tasas de resolucion y volumenes de mensajes desde el panel de Conversaciones.

Configuracion

Cuentas

La pestana Cuentas muestra todos los canales de comunicacion conectados. Cada cuenta puede configurarse independientemente.

Proveedores de correo electronico

Conectar Gmail

1. Haga clic en Agregar correo electronico
2. Seleccione Gmail
3. Haga clic en Conectar con Google
4. Inicie sesion y autorice a WiseParts a acceder a su correo
5. Configure nombre del remitente y firma
6. Guarde

Conectar Office 365

1. Haga clic en Agregar correo electronico
2. Seleccione Office 365
3. Haga clic en Conectar con Microsoft
4. Inicie sesion y autorice acceso
5. Configure nombre del remitente y firma
6. Guarde

Conectar IMAP

Para proveedores de correo que no soportan OAuth, use IMAP:

1. Haga clic en Agregar correo electronico
2. Seleccione IMAP
3. Ingrese sus credenciales:

4. Pruebe la conexion
5. Configure nombre del remitente y firma
6. Guarde

Proveedores de WhatsApp

Conectar WhatsApp (Meta Cloud API)

1. Haga clic en Agregar numero de WhatsApp
2. Seleccione Cloud API
3. Acepte los terminos y condiciones de Meta
4. Inicie sesion en su cuenta Meta Business
5. Seleccione o cree una cuenta de WhatsApp Business
6. Elija un numero de telefono para conectar
7. Configure informacion del negocio
8. Guarde

Requisitos:

• Cuenta Meta Business
• Negocio verificado
• Numero de telefono capaz de recibir SMS o llamadas de voz para verificacion

Conectar WhatsApp (Twilio)

1. Haga clic en Agregar Numero WhatsApp
2. Seleccione Twilio
3. Acepte los terminos y condiciones de Meta
4. Inicie sesion con su cuenta Meta Business
5. Seleccione o cree una Cuenta WhatsApp Business
6. Elija un numero de telefono para conectar
7. Configure informacion del negocio
8. Guarde

Requisitos:

• Cuenta Meta Business
• Negocio verificado
• Numero de telefono capaz de recibir SMS o llamadas de voz para verificacion

Usuarios autorizados

Controle que miembros del equipo pueden acceder a cada cuenta:

1. Abra la configuracion de una cuenta
2. Vaya a Usuarios autorizados
3. Agregue o elimine usuarios que deben tener acceso

Los usuarios agregados a un canal de envio tienen indicadores de permisos: maneja conversaciones (puede ver y responder), puede reasignar, puede limpiar asignacion y puede resolver todas. Un usuario que maneja conversaciones pero no esta configurado como objetivo de asignacion automatica vera las conversaciones pero no se le asignaran nuevas automaticamente.

Los usuarios no autorizados para una cuenta no veran sus conversaciones.

Plantillas

Las plantillas de mensaje aseguran comunicacion consistente y son requeridas para mensajeria de WhatsApp fuera de la ventana de 24 horas.

Crear plantillas

1. Vaya a la pestana Plantillas
2. Haga clic en Crear plantilla de mensaje
3. Opcionalmente elija una plantilla base de la biblioteca categorizada (factura, pedido enviado, recordatorio de pago, aviso de vacaciones, presupuesto, seguimiento y mas) para rellenar el formulario — puede ajustar el contenido antes de guardar
4. Configure la plantilla:

Para plantillas de correo el editor es completamente rich-text — negrita, cursiva, listas, imagenes y alineacion se conservan de extremo a extremo, asi que lo que ve en la vista previa es lo que reciben los destinatarios. Las variables aparecen como chips en linea que puede pulsar para editar o eliminar.

Variables de plantilla

Personalice plantillas con contenido dinamico usando llaves dobles:

Hola {{customer_name}},

Su presupuesto {{quote_number}} esta listo para revision.

Saludos cordiales,
{{user_name}}

Las variables disponibles dependen del contexto. Las variables comunes incluyen:

Aprobacion de plantillas de WhatsApp

Las plantillas de WhatsApp deben ser aprobadas por Meta antes de usarse:

1. Cree la plantilla en WiseParts
2. La plantilla se envia automaticamente a Meta
3. Espere la revision (tipicamente 24-48 horas)
4. Verifique el estado de la plantilla:

Tipos de plantilla

Las plantillas pueden configurarse para diferentes propositos:

Etiquetas

Las etiquetas ayudan a organizar conversaciones por tema, prioridad o etapa del flujo de trabajo.

Crear etiquetas

1. Vaya a la pestana Etiquetas
2. Haga clic en Crear etiqueta
3. Configure:

4. Guarde

Las etiquetas aparecen como indicadores de color en la lista de conversaciones y pueden usarse para filtrar conversaciones.

Gestionar etiquetas

• Edite una etiqueta para cambiar su nombre, descripcion o color
• Elimine una etiqueta para quitarla (las conversaciones existentes mantienen su historial de etiquetas)

Las etiquetas tambien pueden crearse en linea al etiquetar una conversacion — solo escriba un nombre y seleccione "Crear nueva etiqueta".

Horario de atencion

Defina cuando su equipo esta disponible para establecer expectativas del cliente y controlar el comportamiento de respuestas automaticas.

Configurar horarios

1. Vaya a la seccion Horario de atencion en la configuracion de una cuenta
2. Configure horarios para cada dia de la semana:
   • Establezca horas de inicio y fin
   • Marque dias como cerrados
3. Establezca su zona horaria
4. Opcionalmente configure horarios de festivos

Impacto del horario de atencion

El horario de atencion afecta:

• Metricas de tiempo de respuesta — Calculadas solo durante horario de atencion
• Respuestas automaticas — Pueden configurarse para enviar mensajes diferentes fuera del horario
• Informes del panel — Filtrar metricas por horario de atencion

Respuesta automatica

Envie respuestas automaticas a mensajes entrantes.

Configurar respuesta automatica

1. Vaya a Respuesta automatica en la configuracion de una cuenta
2. Habilite respuesta automatica
3. Configure disparadores:

4. Escriba su mensaje de respuesta automatica
5. Guarde

Reglas de asignacion

Asigne automaticamente conversaciones entrantes a miembros del equipo basandose en reglas configurables.

Reglas disponibles

Configurar reglas de asignacion

1. Vaya a Reglas de asignacion en la configuracion de una cuenta
2. Agregue reglas en orden de prioridad (la primera regla que coincida gana)
3. Para cada regla, especifique:
   • El tipo de regla
   • Cualquier parametro requerido (ej., que campo personalizado)
   • Comportamiento de respaldo si no hay coincidencia

Las reglas se evaluan en orden. La primera regla que encuentra un asignado valido se usa.

Firmas

Configure firmas de correo electronico que se agregan automaticamente a los mensajes salientes.

Crear firmas

1. Vaya a Firmas en la configuracion de una cuenta
2. Cree una firma con:
   • Texto formateado
   • Imagenes (logo, foto)
   • Enlaces
3. Establezca como predeterminada para la cuenta o usuarios especificos

Las firmas pueden incluir formato HTML para contenido enriquecido como enlaces de redes sociales e informacion de contacto.

Estado de cuenta

Monitoree el estado de sus cuentas conectadas:

Si una cuenta muestra un error, necesitara reautenticarse. Haga clic en la cuenta y siga el flujo de reconexion.

Funciones relacionadas