Conversaciones

Gestione toda la comunicacion con sus clientes desde una unica bandeja de entrada. Los mensajes de correo electronico y WhatsApp fluyen hacia una vista unificada donde puede responder, asignar, etiquetar y hacer seguimiento de las conversaciones en todos los canales.

Acceder a Conversaciones

Haga clic en el icono de chat en la barra de navegacion superior para abrir el panel de conversaciones. El panel se desliza desde la derecha, mostrando todas las conversaciones de sus canales conectados.

Canales

Conversaciones soporta dos canales de comunicacion:

Cada canal tiene su propio icono en la lista de conversaciones para que pueda identificar rapidamente el origen.

Elegir un proveedor de WhatsApp

WiseParts soporta dos metodos de integracion de WhatsApp:

Ventana de mensajeria de WhatsApp

WhatsApp permite mensajes de forma libre solo dentro de las 24 horas posteriores al ultimo mensaje del cliente. Despues de eso, debe usar una plantilla aprobada para reiniciar la conversacion.

Lista de conversaciones

El panel izquierdo muestra sus conversaciones con:

• Icono de canal — Indicador de correo electronico o WhatsApp
• Nombre del contacto — Identificador del cliente o contacto (vinculado al registro del cliente cuando esta disponible)
• Etiquetas — Marcas con codigos de colores para organizacion
• Vista previa del ultimo mensaje — Fragmento del mensaje mas reciente
• Marca de tiempo — Cuando llego el ultimo mensaje
• Indicador de estado — Estado actual de la conversacion

Filtrar conversaciones

Use pestanas para organizar su vista:

Filtros adicionales estan disponibles en el menu desplegable de filtros:

• Estado — Abierto, pendiente, pospuesto, resuelto
• Canal — Correo electronico, WhatsApp o cuentas especificas
• Etiquetas — Filtrar por etiquetas aplicadas

Leer y responder

Seleccione una conversacion para ver el hilo completo de mensajes. El panel derecho muestra:

• Historial completo de mensajes con marcas de tiempo
• Informacion del remitente y enlace al cliente
• Vistas previas de archivos adjuntos
• Indicadores de estado del mensaje (enviado, entregado, leido)

Enviar mensajes

1. Escriba su mensaje en el area de entrada en la parte inferior
2. Presione Enter o haga clic en el boton de enviar

Atajos de teclado:

• Enter — Enviar mensaje (cuando esta configurado)
• Shift + Enter — Nueva linea

Archivos adjuntos

Adjunte archivos mediante:

• Arrastrar y soltar archivos en el area del mensaje
• Hacer clic en el icono de adjuntar

Los formatos soportados incluyen imagenes, PDFs, documentos de Office y archivos de audio. Los limites de tamano de archivo dependen del canal.

Usar plantillas

Haga clic en el icono de plantilla para insertar un mensaje predefinido. Las plantillas ayudan a garantizar mensajes consistentes y son necesarias para conversaciones de WhatsApp fuera de la ventana de 24 horas.

Acciones de conversacion

Asignar

Asigne conversaciones a miembros del equipo para una responsabilidad clara:

1. Haga clic en el menu desplegable de asignado en el encabezado de la conversacion
2. Seleccione un usuario o equipo
3. La conversacion se mueve a la pestana "Mias" del asignado

La asignacion puede ocurrir automaticamente segun las reglas que configure.

Etiquetar

Las etiquetas le ayudan a organizar y filtrar conversaciones. Aplique multiples etiquetas para categorizar por tema, prioridad o etapa del flujo de trabajo.

Para agregar etiquetas:

1. Abra una conversacion
2. Haga clic en la seccion Etiquetas en los detalles de la conversacion
3. Seleccione etiquetas existentes o cree nuevas en linea

Las etiquetas aparecen como indicadores de colores en la lista de conversaciones para una identificacion visual rapida.

Las etiquetas tambien pueden activar automatizaciones — por ejemplo, etiquetar una conversacion como "Urgente" puede notificar a un gerente o reasignarla a un agente senior.

Posponer

Oculte una conversacion temporalmente cuando necesite hacer seguimiento mas tarde:

1. Haga clic en el boton de posponer
2. Elija cuando resurge:
   • 1 hora
   • 2 horas
   • 4 horas
   • Manana (9:00 AM)
   • Proximo lunes (9:00 AM)

Las conversaciones pospuestas reaparecen en su bandeja de entrada a la hora programada.

Resolver

Marque las conversaciones como completadas cuando no se necesite ninguna accion adicional:

1. Haga clic en el boton de resolver (icono de marca de verificacion)
2. La conversacion pasa a estado resuelto

Las conversaciones resueltas se ocultan de la vista predeterminada pero permanecen buscables. Puede reabrir una conversacion si necesita atencion nuevamente.

Notas privadas

Agregue notas internas que solo su equipo puede ver:

1. Haga clic en el icono de nota en el compositor de mensajes
2. Escriba su nota
3. Envie — la nota aparece en el hilo con un estilo distintivo

Las notas privadas son utiles para documentar contexto, instrucciones de traspaso o decisiones sin enviar nada al cliente.

Respuestas automaticas

Responda automaticamente a los mensajes entrantes cuando su equipo no este disponible. Las respuestas automaticas pueden confirmar la recepcion y establecer expectativas para los tiempos de respuesta.

Asistencia de IA

Los mensajes entrantes se analizan automaticamente por IA para ayudarle a responder mas rapido y de manera mas efectiva.

Cuando llega un nuevo mensaje, la IA:

• Analiza el sentimiento — Detecta si el cliente esta positivo, neutral, frustrado o urgente
• Evalua la urgencia — Marca mensajes que necesitan atencion inmediata
• Sugiere etiquetas — Recomienda etiquetas basadas en el contenido del mensaje
• Extrae contexto — Identifica referencias a pedidos, presupuestos o facturas
• Recomienda acciones — Proporciona botones de accion rapida para tareas comunes

El analisis aparece como una nota privada en el hilo de la conversacion, visible solo para su equipo. Esto le da contexto instantaneo antes de responder.

Asociar con clientes

Vincule conversaciones a registros de clientes para obtener contexto:

1. Haga clic en el enlace del cliente en el encabezado de la conversacion
2. Busque y seleccione un cliente
3. La conversacion ahora esta asociada con ese registro de cliente

Una vez vinculado, puede:

• Ver el perfil del cliente desde la conversacion
• Ver el historial de conversaciones en el perfil del cliente
• Acceder al contexto del cliente al responder

Iniciar nuevas conversaciones

Para iniciar una conversacion:

1. Haga clic en el boton + en el panel de conversaciones
2. Seleccione un canal (cuenta de correo electronico o numero de WhatsApp)
3. Ingrese el destinatario (direccion de correo electronico o numero de telefono)
4. Redacte y envie su mensaje

Para WhatsApp, debe usar una plantilla aprobada cuando contacte a un cliente por primera vez.

Metricas de rendimiento

Realice seguimiento de tiempos de respuesta, tasas de resolucion y volumenes de mensajes desde el panel de Conversaciones.

Funciones relacionadas