Importadores
Importe datos a WiseParts desde archivos CSV, TXT o Excel. Los importadores le permiten cargar masivamente clientes, historial de ventas, cotizaciones y otros registros desde sus sistemas externos.
Proceso de Importación
El asistente de importación le guía a través de cinco pasos:
| Paso | Qué Hacer |
|---|---|
| 1. Tipo de importación | Elija un tipo de importación (clientes, ventas, etc.) |
| 2. Cargar archivo | Arrastre y suelte un archivo CSV, TXT o Excel |
| 3. Mapear columnas | Asocie las columnas de su archivo a los campos del sistema |
| 4. Reglas | Agregue reglas que ignoran o ajustan filas |
| 5. Previsualizar importación | Previsualice los datos, configure opciones, ejecute la importación |
Navegue a Configuración > Importaciones para comenzar.
Tipos de Importación Disponibles
| Tipo | Descripción | Información Clave |
|---|---|---|
| Clientes | Datos maestros de clientes | Nombre, dirección, contacto, identificación fiscal |
| Sucursales de Clientes | Ubicaciones para clientes con múltiples sitios | Vinculado al cliente principal, dirección separada |
| Contactos | Emails y números de teléfono | Asociados a cliente / sucursal, o sin asociar. Más información |
| Ventas | Historial de transacciones | Fecha, cliente, marca, cantidad, valores |
| Documentos Pendientes | Facturas pendientes | Cliente, ID de documento, fechas, monto adeudado |
| Cotizaciones | Registros de propuestas/pedidos | Cliente, marca, estado, canal, valor |
| Familias de Marcas | Categorización de productos | Agrupa marcas en familias para análisis |
| Marcas | Datos maestros de marcas | Código y nombre |
| Productos | Catálogo de artículos | Referencia, EAN, marca, familia, descripción, coste, precio |
| Instantáneas de Stock | Stock disponible en una fecha | Fecha, SKU, almacén, cantidad, valores. Más información |
| Movimientos de Stock | Entradas y salidas de stock | Fecha, SKU, almacén, tipo de movimiento, cantidad |
| Pedidos | Líneas de pedidos | Una fila por línea: pedido, cliente, fecha, SKU, cantidad, valores, matrícula, VIN |
| Facturas | Líneas de facturas | Una fila por línea: factura, cliente, fecha, SKU, cantidad, valores |
| Conversaciones | Historial de mensajes | Canal de conversaciones, contacto, dirección, mensaje, fecha |
| Territorios postales | Códigos postales agrupados en territorios | Si está habilitado. Código postal, territorio, centro, país. Más información |
| Diccionario de valores | Nombres legibles para códigos | Objeto, campo, código, un nombre por idioma. Más información |
| Reglas de descuento | Matriz de descuentos comerciales | Si está habilitado. Familia de productos, tabla de descuentos de cliente, % de descuento |
Requisitos de Formato de Archivo
- Formatos soportados: CSV (.csv), Excel (.xlsx) y texto sin formato (.txt)
- Conversaciones: También acepta el ZIP de exportación de WhatsApp (.zip), de hasta 1 GB
- Primera fila: Debe contener encabezados de columna
- Codificación: UTF-8 recomendado para caracteres especiales
- Formato de fecha: AAAA-MM-DD (formato ISO) preferido
Mapeo de Columnas
El sistema proporciona una interfaz de mapeo interactiva:
- Detección automática: Los nombres de columnas comunes se asocian automáticamente
- Mapeo manual: Seleccione del menú desplegable o arrastre y suelte
- Campos requeridos: Marcados con asterisco (*)
- Omitir columnas: Deje sin mapear para ignorar
Reglas de Importación
Tras el mapeo, el paso Reglas le permite ignorar o ajustar filas antes de importarlas. Haga clic en Agregar regla, construya las condiciones Si y elija qué ocurre Entonces:
- Ignorar fila: la fila no se importa
- Establecer campo: un campo mapeado recibe el valor que indique
Combine condiciones con Y / O y use Agregar grupo para agruparlas. Las reglas se aplican a cada fila, en orden. La Vista previa muestra cuántas filas del archivo cargado ignora o cambia cada regla, con filas de ejemplo.
Tras la importación, el resumen muestra las Reglas aplicadas con las filas afectadas por cada regla. Haga clic en Descargar filas ignoradas (CSV) para revisarlas. Los campos que identifican un registro no se pueden cambiar con una regla.
Opciones de Importación
Cada tipo de importación tiene opciones específicas para controlar cómo se procesan los datos:
Clientes
- Crear como prospectos y actualizar registros existentes: Los nuevos clientes comienzan como prospectos; los registros con un CIF coincidente se actualizan (predeterminado)
- Crear como prospectos e ignorar registros existentes: Los registros con un CIF que ya existe se omiten
- Crear como prospectos: Cada fila se inserta como un nuevo prospecto, aunque el CIF ya exista
- Elimina las asociaciones con los vendedores actuales: Elimina los vínculos entre clientes y vendedores antes de importar
Los clientes cerrados por un vendedor siguen cerrados cuando una importación los actualiza.
Ventas
- Reemplazar todas las ventas con almacenes correspondientes: Elimine y reimporte las ventas del rango de fechas seleccionado, conservando el historial anterior (predeterminado)
- Eliminar todas las ventas con almacenes correspondientes: Elimine primero las ventas del rango para los almacenes correspondientes
- Eliminar todas las ventas: Borre todas las ventas antes de importar
- Solo añadir: Inserte filas nuevas sin eliminar los datos existentes
Documentos Pendientes
- Eliminar todos los documentos: Borre todos los documentos pendientes antes de importar (predeterminado)
- Reemplazar documentos de sucursales mayoristas coincidentes: Borre solo los documentos de los almacenes que están en el archivo
Cotizaciones
- Reemplace todos los presupuestos dentro del período a importar: Elimine y reimporte los presupuestos del rango de fechas seleccionado (predeterminado)
- Eliminar todos los presupuestos: Borre todos los presupuestos antes de importar
Productos
Cuando un artículo cambia de marca o familia, elija qué ocurre con las ventas ya importadas:
- Mantener la clasificación histórica: Las ventas pasadas conservan la marca y la familia con las que se registraron (predeterminado)
- Reclasificar el histórico: Las ventas pasadas se reescriben para coincidir, por lo que los valores pasados cambian
Estado de Importación
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Importación creada pero no iniciada |
| En cola | En espera de ejecución |
| Procesando | Importación en curso |
| Completado | Todas las filas importadas con éxito |
| Completado con errores | Algunas filas fallaron la validación |
| Fallido | La importación falló |
| Cancelado | La importación fue cancelada |
Manejo de Errores
- Validación en vista previa: Advertencias mostradas antes de ejecutar la importación
- Conteo de éxitos/errores: Mostrado después de completar
- Filas fallidas: Pueden exportarse para corrección y reimportación
- Procesamiento atómico: Las filas importadas con éxito se mantienen aunque algunas fallen
Importaciones Automáticas
Para importaciones recurrentes, puede configurar transferencias automáticas de archivos:
| Método | Descripción |
|---|---|
| SFTP WiseParts | Subir archivos al servidor seguro de WiseParts |
| FTP Externo | Conectar a su propio servidor FTP |
Las importaciones automáticas pueden programarse para ejecutarse a intervalos regulares, recogiendo nuevos archivos a medida que aparecen. Cada organización puede tener múltiples conexiones SFTP configuradas en WiseParts. Las importaciones automáticas aparecen en la pestaña Importaciones programadas de Configuración > Importaciones; las cargas puntuales están en la pestaña Importación de archivo.
Para comprobar qué archivos han llegado a una fuente SFTP WiseParts, abra la pestaña Importación de archivo en Configuración > Importaciones, haga clic en Fuentes de datos, edite la fuente y cambie a la pestaña Archivos. Navegue por las carpetas y descargue cualquier archivo de hasta 25 MB.
Consejos
- El orden de importación importa: Importe primero clientes y puntos de venta, después marcas y productos, y por último ventas y otros datos (las ventas referencian clientes y marcas). Las importaciones programadas que se ejecutan juntas siguen este orden automáticamente
- Use plantillas: Descargue y complete las plantillas proporcionadas
- Pruebe primero: Verifique el mapeo con una pequeña muestra antes de importar todo