Conversations
Configurez votre boite de reception multicanal en connectant des comptes email et numeros WhatsApp. Configurez les modeles, reponses automatiques, horaires d'ouverture et regles d'assignation pour fluidifier la communication.
Accedez aux parametres de Conversations depuis Parametres > Conversations.
Comptes
L'onglet Comptes affiche tous les canaux de communication connectes. Chaque compte peut etre configure independamment.
Fournisseurs email
| Fournisseur | Authentification | Ideal pour |
|---|---|---|
| Gmail | Google OAuth | Comptes personnels ou Google Workspace |
| Office 365 | Microsoft OAuth | Comptes Microsoft 365 ou Outlook |
| IMAP | Nom d'utilisateur/mot de passe | Tout fournisseur email avec acces IMAP/SMTP |
Connecter Gmail
- Cliquez sur Ajouter un email
- Selectionnez Gmail
- Cliquez sur Se connecter avec Google
- Connectez-vous et autorisez WiseParts a acceder a votre email
- Configurez le nom d'expediteur et la signature
- Enregistrez
Connecter Office 365
- Cliquez sur Ajouter un email
- Selectionnez Office 365
- Cliquez sur Se connecter avec Microsoft
- Connectez-vous et autorisez l'acces
- Configurez le nom d'expediteur et la signature
- Enregistrez
Connecter IMAP
Pour les fournisseurs email ne supportant pas OAuth, utilisez IMAP :
- Cliquez sur Ajouter un email
- Selectionnez IMAP
- Entrez vos identifiants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Adresse email | Votre adresse email complete |
| Serveur IMAP | Serveur de courrier entrant (ex : imap.exemple.com) |
| Port IMAP | Generalement 993 pour SSL |
| Serveur SMTP | Serveur de courrier sortant (ex : smtp.exemple.com) |
| Port SMTP | Generalement 587 pour TLS ou 465 pour SSL |
| Nom d'utilisateur | Votre nom d'utilisateur email |
| Mot de passe | Votre mot de passe email ou mot de passe d'application |
- Testez la connexion
- Configurez le nom d'expediteur et la signature
- Enregistrez
Fournisseurs WhatsApp
| Fournisseur | Configuration | Fonctionnalites |
|---|---|---|
| Meta Cloud API | Integration directe avec Meta Business | Acces API complet, gestion des modeles |
| Twilio | Via la plateforme Twilio | Configuration simplifiee, facturation consolidee |
Connecter WhatsApp (Meta Cloud API)
- Cliquez sur Ajouter un numero WhatsApp
- Selectionnez Cloud API
- Acceptez les conditions de Meta
- Connectez-vous a votre compte Meta Business
- Selectionnez ou creez un compte WhatsApp Business
- Choisissez un numero de telephone a connecter
- Configurez les informations de l'entreprise
- Enregistrez
Prerequis :
- Compte Meta Business
- Entreprise verifiee
- Numero de telephone capable de recevoir SMS ou appels vocaux pour verification
Connecter WhatsApp (Twilio)
- Cliquez sur Ajouter un numero WhatsApp
- Selectionnez Twilio
- Entrez vos identifiants Twilio :
- Account SID
- Auth Token
- Numero de telephone compatible WhatsApp
- Configurez les informations de l'entreprise
- Enregistrez
Utilisateurs autorises
Controlez quels membres de l'equipe peuvent acceder a chaque compte :
- Ouvrez les parametres d'un compte
- Allez dans Utilisateurs autorises
- Ajoutez ou supprimez les utilisateurs devant avoir acces
Les utilisateurs non autorises pour un compte ne verront pas ses conversations.
Modeles
Les modeles de message assurent une communication coherente et sont obligatoires pour la messagerie WhatsApp hors de la fenetre de 24 heures.
Creer des modeles
- Allez dans l'onglet Modeles
- Cliquez sur Creer un modele de message
- Configurez le modele :
| Champ | Description |
|---|---|
| Compte | Quel compte email ou WhatsApp peut utiliser ce modele |
| Nom | Nom interne pour retrouver le modele |
| Contenu | Le corps du message avec variables optionnelles |
| Labels | Categories pour organiser les modeles (ex : "Devis") |
Variables de modele
Personnalisez les modeles avec du contenu dynamique en utilisant des doubles accolades :
Bonjour {{customer_name}},
Votre devis {{quote_number}} est pret pour examen.
Cordialement,
{{user_name}}
Les variables disponibles dependent du contexte. Les variables courantes incluent :
| Variable | Insere |
|---|---|
{{customer_name}} | Nom du client |
{{quote_number}} | Numero de devis associe |
{{user_name}} | Votre nom |
{{company_name}} | Nom de votre entreprise |
Approbation des modeles WhatsApp
Les modeles WhatsApp doivent etre approuves par Meta avant utilisation :
- Creez le modele dans WiseParts
- Le modele est automatiquement soumis a Meta
- Attendez l'examen (generalement 24-48 heures)
- Verifiez le statut du modele :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | En attente d'examen Meta |
| Approuve | Pret a utiliser |
| Rejete | Ne respecte pas les directives — modifiez et resoumettez |
Types de modele
Les modeles peuvent etre configures pour differents usages :
| Type | Cas d'usage |
|---|---|
| Demarrer | Peut initier de nouvelles conversations |
| Repondre | Peut etre utilise dans les conversations existantes |
| Fenetre | Modeles WhatsApp pour utilisation hors fenetre de 24h |
Etiquettes
Les etiquettes aident a organiser les conversations par sujet, priorite ou etape du workflow.
Creer des etiquettes
- Allez dans l'onglet Etiquettes
- Cliquez sur Creer une etiquette
- Configurez :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Libelle de l'etiquette (ex : "Urgent", "Devis envoye") |
| Description | Explication optionnelle de quand utiliser cette etiquette |
| Couleur | Identifiant visuel pour reconnaissance rapide |
- Enregistrez
Les etiquettes apparaissent comme des pastilles colorees dans la liste des conversations et peuvent etre utilisees pour filtrer.
Gerer les etiquettes
- Modifier une etiquette pour changer son nom, description ou couleur
- Supprimer une etiquette pour la retirer (les conversations existantes conservent leur historique d'etiquettes)
Les etiquettes peuvent aussi etre creees en ligne lors de l'etiquetage d'une conversation — tapez simplement un nom et selectionnez "Creer une nouvelle etiquette".
Horaires d'ouverture
Definissez quand votre equipe est disponible pour definir les attentes clients et controler le comportement des reponses automatiques.
Definir les horaires
- Allez dans la section Horaires d'ouverture dans les parametres d'un compte
- Configurez les horaires pour chaque jour de la semaine :
- Definissez les heures de debut et fin
- Marquez les jours comme fermes
- Definissez votre fuseau horaire
- Configurez optionnellement les jours feries
Impact des horaires d'ouverture
Les horaires d'ouverture affectent :
- Metriques de temps de reponse — Calculees uniquement pendant les heures d'ouverture
- Reponses automatiques — Peuvent etre configurees pour envoyer des messages differents hors horaires
- Rapports tableau de bord — Filtrer les metriques par horaires d'ouverture
Reponse automatique
Envoyez des reponses automatiques aux messages entrants.
Configurer la reponse automatique
- Allez dans Reponse automatique dans les parametres d'un compte
- Activez la reponse automatique
- Configurez les declencheurs :
| Declencheur | Envoie quand |
|---|---|
| Hors horaires d'ouverture | Message arrive quand l'equipe est indisponible |
| Premier contact | Nouvelle conversation d'un contact inconnu |
| Toujours | Chaque message entrant (utilisez avec parcimonie) |
- Redigez votre message de reponse automatique
- Enregistrez
Regles d'assignation
Assignez automatiquement les conversations entrantes aux membres de l'equipe selon des regles configurables.
Regles disponibles
| Regle | Assigne a |
|---|---|
| Commercial du client | Le commercial assigne au dossier client |
| Champ personnalise client | Utilisateur specifie dans un champ personnalise du client |
| Dernier utilisateur assigne | La derniere personne ayant gere ce contact |
| Marque de l'equipe | Membres de l'equipe selon les associations de marques |
| Rotation par charge | Distribue equitablement selon la charge de travail actuelle |
| Utilisateur aleatoire | Membre de l'equipe aleatoire parmi les utilisateurs autorises |
Configurer les regles d'assignation
- Allez dans Regles d'assignation dans les parametres d'un compte
- Ajoutez des regles par ordre de priorite (premiere regle correspondante appliquee)
- Pour chaque regle, specifiez :
- Le type de regle
- Les parametres requis (ex : quel champ personnalise)
- Le comportement de secours si pas de correspondance
Les regles sont evaluees dans l'ordre. La premiere regle qui trouve un destinataire valide est utilisee.
Signatures
Configurez les signatures email automatiquement ajoutees aux messages sortants.
Creer des signatures
- Allez dans Signatures dans les parametres d'un compte
- Creez une signature avec :
- Texte formate
- Images (logo, photo)
- Liens
- Definissez par defaut pour le compte ou des utilisateurs specifiques
Les signatures peuvent inclure du formatage HTML pour du contenu riche comme les liens de reseaux sociaux et coordonnees.
Statut du compte
Surveillez la sante de vos comptes connectes :
| Statut | Signification | Action |
|---|---|---|
| Actif | Connecte et synchronise | Aucune action necessaire |
| Erreur | Probleme d'authentification | Reconnectez le compte |
| En pause | Mis en pause manuellement | Reprendre quand pret |
Si un compte affiche une erreur, vous devrez vous re-authentifier. Cliquez sur le compte et suivez le flux de reconnexion.