Importateurs
Importez des données dans WiseParts depuis des fichiers CSV, TXT ou Excel. Les importateurs vous permettent de charger en masse des clients, l'historique des ventes, des devis et d'autres enregistrements depuis vos systèmes externes.
Processus d'Import
L'assistant d'import vous guide à travers cinq étapes :
| Étape | Ce Que Vous Faites |
|---|---|
| 1. Type d'importation | Choisissez un type d'import (clients, ventes, etc.) |
| 2. Télécharger le fichier | Glissez-déposez un fichier CSV, TXT ou Excel |
| 3. Mapper les colonnes | Associez les colonnes de votre fichier aux champs système |
| 4. Règles | Ajoutez des règles qui ignorent ou ajustent des lignes |
| 5. Aperçu de l'importation | Prévisualisez les données, configurez les options, lancez l'import |
Naviguez vers Paramètres > Importations pour commencer.
Types d'Import Disponibles
| Type | Description | Informations Clés |
|---|---|---|
| Clients | Données maîtres clients | Nom, adresse, contact, numéro fiscal |
| Succursales Clients | Emplacements pour clients multi-sites | Lié au client principal, adresse séparée |
| Contacts | E-mails et numéros de téléphone | Rattachés à un client, une succursale ou non rattachés. En savoir plus |
| Ventes | Historique des transactions | Date, client, marque, quantité, valeurs |
| Documents en Attente | Factures impayées | Client, ID document, dates, montant dû |
| Devis | Enregistrements de propositions/commandes | Client, marque, statut, canal, valeur |
| Familles de Marques | Catégorisation des produits | Regroupe les marques en familles pour l'analyse |
| Marques | Données maîtres des marques | Code et nom |
| Produits | Catalogue d'articles | Référence, EAN, marque, famille, description, coût, prix |
| Aperçus de Stock | Stock disponible à une date | Date, SKU, entrepôt, quantité, valeurs. En savoir plus |
| Mouvements de Stock | Entrées et sorties de stock | Date, SKU, entrepôt, type de mouvement, quantité |
| Commandes | Lignes de commande | Une ligne par article : commande, client, date, SKU, quantité, valeurs, immatriculation, VIN |
| Factures | Lignes de facture | Une ligne par article : facture, client, date, SKU, quantité, valeurs |
| Conversations | Historique des messages | Canal de conversation, contact, sens, message, date |
| Territoires postaux | Codes postaux regroupés en territoires | Si activé. Code postal, territoire, centre, pays. En savoir plus |
| Dictionnaire de valeurs | Noms lisibles pour les codes | Objet, champ, code, un nom par langue. En savoir plus |
| Règles de remise | Matrice de remises commerciales | Si activé. Famille de produits, table de remises client, remise % |
Exigences de Format de Fichier
- Formats supportés : CSV (.csv), Excel (.xlsx) et texte brut (.txt)
- Conversations : Accepte aussi l'export ZIP de WhatsApp (.zip), jusqu'à 1 Go
- Première ligne : Doit contenir les en-têtes de colonnes
- Encodage : UTF-8 recommandé pour les caractères spéciaux
- Format de date : AAAA-MM-JJ (format ISO) préféré
Mappage des Colonnes
Le système fournit une interface de mappage interactive :
- Détection automatique : Les noms de colonnes courants sont associés automatiquement
- Mappage manuel : Sélectionnez dans le menu déroulant ou glissez-déposez
- Champs requis : Marqués avec un astérisque (*)
- Ignorer des colonnes : Laissez non mappé pour ignorer
Règles d'Import
Après le mappage, l'étape Règles vous permet d'ignorer ou d'ajuster des lignes avant leur import. Cliquez sur Ajouter une règle, construisez les conditions Si et choisissez ce qui se passe Alors :
- Ignorer la ligne : la ligne n'est pas importée
- Définir le champ : un champ mappé reçoit la valeur que vous saisissez
Combinez les conditions avec ET / OU et utilisez Ajouter un groupe pour les regrouper. Les règles s'appliquent à chaque ligne, dans l'ordre. L'Aperçu indique combien de lignes du fichier chargé chaque règle ignore ou modifie, avec des lignes d'exemple.
Après l'import, le résumé affiche les Règles appliquées avec les lignes concernées par chaque règle. Cliquez sur Télécharger les lignes ignorées (CSV) pour les vérifier. Les champs qui identifient un enregistrement ne peuvent pas être modifiés par une règle.
Options d'Import
Chaque type d'import dispose d'options spécifiques pour contrôler le traitement des données :
Clients
- Créer comme prospects et mettre à jour les enregistrements existants : Les nouveaux clients commencent comme prospects ; les enregistrements avec une TVA correspondante sont mis à jour (par défaut)
- Créer comme prospects et ignorer les enregistrements existants : Les enregistrements dont la TVA existe déjà sont ignorés
- Créer comme prospects : Chaque ligne est insérée comme un nouveau prospect, même si la TVA existe déjà
- Supprimer les associations avec les vendeurs actuels : Supprime les liens entre les clients et les vendeurs avant l'import
Les clients clôturés par un commercial restent clôturés lorsqu'un import les met à jour.
Ventes
- Remplacer toutes les ventes par des entrepôts correspondants : Supprime et réimporte les ventes de la plage de dates sélectionnée, en conservant l'historique antérieur (par défaut)
- Supprimer toutes les ventes avec des entrepôts correspondants : Supprime d'abord les ventes de la plage pour les entrepôts correspondants
- Supprimer toutes les ventes : Efface toutes les ventes avant d'importer
- Ajouter seulement : Insère de nouvelles lignes sans supprimer les données existantes
Documents en Attente
- Supprimer tous les documents : Efface tous les documents en attente avant d'importer (par défaut)
- Remplacer les documents des succursales de grossistes correspondantes : Efface uniquement les documents des entrepôts présents dans le fichier
Devis
- Remplacer tous les devis dans la période à importer : Supprime et réimporte les devis de la plage de dates sélectionnée (par défaut)
- Supprimer tous les devis : Efface tous les devis avant d'importer
Produits
Lorsqu'un article change de marque ou de famille, choisissez ce qu'il advient des ventes déjà importées :
- Conserver la classification historique : Les ventes passées conservent la marque et la famille avec lesquelles elles ont été enregistrées (par défaut)
- Reclasser l'historique : Les ventes passées sont réécrites en conséquence, les valeurs passées changent donc
Statuts d'Import
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Import créé mais non démarré |
| En file d'attente | En attente d'exécution |
| Traitement | Import en cours |
| Terminé | Toutes les lignes importées avec succès |
| Terminé avec des erreurs | Certaines lignes ont échoué la validation |
| Échoué | L'import a échoué |
| Annulé | L'import a été annulé |
Gestion des Erreurs
- Validation en aperçu : Avertissements affichés avant de lancer l'import
- Comptage succès/erreurs : Affiché après complétion
- Lignes en échec : Peuvent être exportées pour correction et réimportation
- Traitement atomique : Les lignes importées avec succès sont conservées même si certaines échouent
Imports Automatiques
Pour les imports récurrents, vous pouvez configurer des transferts de fichiers automatiques :
| Méthode | Description |
|---|---|
| SFTP WiseParts | Télécharger des fichiers vers le serveur sécurisé de WiseParts |
| FTP Externe | Se connecter à votre propre serveur FTP |
Les imports automatiques peuvent être programmés pour s'exécuter à intervalles réguliers, récupérant les nouveaux fichiers au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Chaque organisation peut avoir plusieurs connexions SFTP configurées dans WiseParts. Les imports automatiques apparaissent dans l'onglet Importations programmées de Paramètres > Importations ; les téléchargements ponctuels sont dans l'onglet Importation de fichier.
Pour vérifier quels fichiers sont arrivés sur une source SFTP WiseParts, ouvrez l'onglet Importation de fichier dans Paramètres > Importations, cliquez sur Sources de données, modifiez la source et passez à l'onglet Fichiers. Parcourez les dossiers et téléchargez n'importe quel fichier jusqu'à 25 Mo.
Conseils
- L'ordre d'import compte : Importez d'abord les clients et les succursales, puis les marques et les produits, et enfin les ventes et les autres données (les ventes référencent les clients et les marques). Les imports programmés exécutés ensemble suivent cet ordre automatiquement
- Utilisez les modèles : Téléchargez et remplissez les modèles fournis
- Testez d'abord : Vérifiez le mappage avec un petit échantillon avant d'importer tout