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Tarefas

Crie, atribua e acompanhe tarefas para gerir o trabalho da sua equipa e atividades de acompanhamento.

Nunca perca o rasto de acompanhamentos. As tarefas permitem-lhe atribuir trabalho, definir prazos e ver o que está feito — num relance.

Resumo Rápido: Crie uma tarefa, atribua-a a um membro da equipa, defina uma data de vencimento e acompanhe o progresso. Associe tarefas a clientes para manter todas as atividades de acompanhamento em contexto.

Ver as Suas Tarefas

Navegue até Tarefas no menu principal. A sua lista de tarefas mostra tudo o que está atribuído a si e à sua equipa, organizado por estado.

Grupos de Estado

As tarefas são automaticamente ordenadas em três grupos:

Vencidas — Passaram da data de vencimento, precisam de atenção imediata
Futuras — Agendadas para o futuro
Concluídas — Tarefas terminadas

O emblema de número em cada grupo indica quantas tarefas estão nesse estado. Tarefas vencidas mostram a sua data a vermelho para que possa identificar imediatamente trabalho em atraso.

Detalhes da Lista de Tarefas

Cada tarefa na lista apresenta:

Caixa de verificação — Clique para marcar como concluída
Título — O que precisa de ser feito
Ícone de tipo — Indicador visual de categoria
Responsável — Quem é responsável
Data de vencimento — Quando é a data limite (vermelho se em atraso)
Ícone de relatório — Aparece se um relatório foi submetido
Criador — Quem criou a tarefa (mostrado nos detalhes)

Clique em qualquer tarefa para expandir os seus detalhes. A vista expandida mostra notas, anexos com links de download, quem concluiu a tarefa e quando, e um link para o cliente associado. Para tarefas relacionadas com orçamentos, o título liga diretamente ao orçamento ou encomenda.

Filtros

Restrinja a sua lista quando tem muitas tarefas:

Intervalo de datas — por data de criação, conclusão ou vencimento
Tipo de tarefa — mostrar categorias específicas
Responsável — filtrar por utilizador ou equipa
Incluir concluídas — alternar para mostrar ou ocultar tarefas terminadas
Mostrar tarefas públicas — incluir tarefas de tipos públicos visíveis para o seu perfil

Combine filtros para encontrar exatamente o que precisa. Por exemplo, filtre por "Vencidas" + "Atribuídas a mim" para ver as suas tarefas em atraso.

Exportar

Clique no botão de exportar para descarregar um CSV com todas as tarefas visíveis. A exportação inclui:

Estado e título da tarefa
Nome do responsável
Datas de criação, vencimento e conclusão
Nome e código do cliente associado

Use exportações para relatórios, transferências ou importação para outras ferramentas.

Criar uma Tarefa

Clique no botão + no canto superior direito
Preencha os detalhes da tarefa:
- Título — Seja específico. "Ligar ao cliente" é vago; "Dar seguimento ao orçamento #1234" é acionável.
- Tipo de Tarefa — Escolha a categoria adequada. Os tipos podem ter formulários associados para relatórios.
- Data de Vencimento — Quando deve estar concluída? A tarefa passa para o estado Vencida se não for concluída até esta data.
- Atribuir a — Escolha um membro da equipa ou uma equipa inteira. Atribuições de equipa aparecem para todos nessa equipa.
- Cliente — Associe a um cliente ou a um ponto de venda específico para manter esta tarefa no seu perfil.
- Anexos — Opcionalmente adicione ficheiros relevantes para a tarefa.
Clique em Guardar

A tarefa aparece imediatamente no grupo Futuras (ou Vencidas se a data já passou).

Dica: Atribua tarefas a equipas em vez de indivíduos quando qualquer pessoa da equipa pode tratar. A primeira pessoa a concluir ganha.

Trabalhar com Tarefas

Concluir uma tarefa

Clique no ícone circular junto a qualquer tarefa para a marcar como concluída. A tarefa move-se para o grupo Concluídas e regista a data de conclusão.

Mudou de ideias? Clique no visto novamente para reabrir. A tarefa regressa a Futuras (ou Vencidas se passou a data de vencimento).

Editar uma tarefa

Clique no ícone do lápis para modificar qualquer campo:

Altere o título se o âmbito mudou
Atualize a data de vencimento para estender ou encurtar o prazo
Reatribua a uma pessoa ou equipa diferente
Adicione ou remova anexos

O cliente associado não pode ser alterado após a criação. Crie uma nova tarefa se precisar de associar a um cliente diferente.

Eliminar uma tarefa

Clique no ícone do lixo para remover uma tarefa permanentemente. Verá um diálogo de confirmação — tarefas eliminadas não podem ser recuperadas.

Dica: Em vez de eliminar, considere concluir tarefas mesmo que o trabalho não tenha sido feito. Isto preserva o histórico e mantém as suas métricas precisas.

Adicionar um relatório

Alguns tipos de tarefa têm formulários associados para relatórios estruturados. Isto é útil para documentar resultados, recolher dados ou padronizar como o trabalho é registado.

Abra os detalhes da tarefa clicando nela
Clique em Adicionar Relatório
Preencha os campos do formulário
Clique em Submeter

O relatório anexa-se à tarefa e fica visível nos detalhes da tarefa. Os relatórios não podem ser editados após submissão — crie um novo se necessário.

Usos comuns para relatórios de tarefas:

Resumos de visitas
Resultados de chamadas
Resoluções de problemas
Verificações de qualidade

Adicionar notas

Clique no ícone de notas para abrir o painel de notas. As notas são internas — visíveis apenas para a sua equipa, não para clientes.

Use notas para:

Adicionar contexto para a próxima pessoa
Registar progresso parcial
Explicar porque uma tarefa está bloqueada
Deixar instruções de transferência

As notas têm data/hora e mostram quem as escreveu.

Tipos de Tarefa

Os tipos de tarefa permitem-lhe categorizar e organizar tarefas. Em vez de itens genéricos "A Fazer", pode ter tipos específicos como "Chamada de Acompanhamento", "Lembrete de Orçamento" ou "Verificação de Entrega".

Cada tipo inclui:

Nome — Apresentado nas tarefas
Ícone e Cor — Identificadores visuais para reconhecimento rápido
Formulários Associados — Formulários opcionais para relatórios estruturados
Público — Torna as tarefas visíveis para outros utilizadores com base nas definições de perfil

Porque usar tipos de tarefa?

Filtrar mais rápido — Mostre apenas os tipos que lhe interessam
Relatórios — Veja quantas tarefas de cada tipo a sua equipa processa
Consistência — Formulários associados garantem que todos capturam a mesma informação
Clareza — Uma tarefa "Visita ao Local" é mais clara do que uma tarefa genérica

Gerir tipos

Navegue até Configurações > Tipos de Tarefa para criar e gerir os seus tipos de tarefa.

Para criar um tipo:

Clique em + para adicionar um novo tipo
Introduza um nome descritivo
Escolha um ícone do seletor
Selecione uma cor para distinção visual
Opcionalmente associe um ou mais formulários para relatórios
Configure definições de visibilidade (ver Tipos de Tarefa Públicos abaixo)
Clique em Guardar

Para editar ou eliminar:

Use os botões de ação junto a cada tipo na lista. Eliminar um tipo não elimina as tarefas que o usaram — elas apenas perdem a atribuição de tipo.

Dica: Comece com 3-5 tipos que correspondam aos seus fluxos de trabalho reais. Pode sempre adicionar mais depois. Demasiados tipos cria confusão.

Configure tipos de tarefa nas Configurações.

Tipos de Tarefa Públicos

Por defeito, as tarefas são apenas visíveis para o criador e o utilizador atribuído. Ative Tarefa Pública para tornar tarefas deste tipo acessíveis a outros membros da equipa.

Quando marca um tipo como público, aparecem duas definições adicionais:

Pode Executar — Perfis que podem ver e concluir estas tarefas
Pode Editar — Perfis que podem modificar detalhes da tarefa

Cenários de exemplo:

Visibilidade de equipa: Marque um tipo "Reclamação de Cliente" como público sem restrições de perfil. Qualquer pessoa da equipa pode ver e resolver reclamações.
Supervisão de gestão: Crie um tipo "Avaliação de Desempenho" onde apenas gestores podem editar, mas todos os líderes de equipa podem ver.
Específico de departamento: Um tipo "Problema de Faturação" visível apenas para utilizadores com perfis financeiros.

Dica: Use tipos de tarefa públicos para trabalho que precisa de visibilidade de equipa ou transferências. Mantenha tarefas sensíveis ou pessoais como não públicas.

Tarefas em Perfis de Cliente

Cada perfil de cliente tem um separador Tarefas. Este mostra todas as tarefas associadas a esse cliente (ou qualquer dos seus pontos de venda), independentemente de quem estão atribuídas.

Porque isto é importante

Quando abre o perfil de um cliente, vê o histórico completo de tarefas:

O que está atualmente pendente
O que foi feito recentemente
Quem está a trabalhar em quê

Chega de perguntar "Alguém deu seguimento a este cliente?" — a resposta está lá.

Trabalhar a partir do perfil

Do separador Tarefas, pode:

Ver todas as tarefas associadas a este cliente
Criar novas tarefas que se associam automaticamente ao cliente
Filtrar por estado para ver pendentes vs. concluídas
Clicar para ver detalhes da tarefa

Isto é especialmente útil para:

Equipas de vendas — Acompanhe todos os seguimentos de um prospeto
Equipas de suporte — Veja problemas pendentes de um cliente
Gestores de conta — Reveja atividade antes de uma chamada

Dica: Antes de ligar a um cliente, verifique o separador Tarefas. Verá o que está pendente e evitará trabalho duplicado.

Funcionalidades Relacionadas

Clientes

Gira perfis de cliente e veja tarefas associadas

Atividades

Acompanhe visitas, chamadas e outras interações com clientes

Calendário

Vista de calendário para planear e gerir atividades.

Pesquisa

Encontre clientes, encomendas e mais rapidamente.