Conversazioni

Gestisci tutte le comunicazioni con i clienti da un'unica casella di posta. I messaggi Email e WhatsApp confluiscono in una vista unificata dove puoi rispondere, assegnare, etichettare e monitorare le conversazioni attraverso i canali.

Accesso alle Conversazioni

Clicca l'icona chat nella barra di navigazione superiore per aprire il pannello conversazioni. Il pannello si apre scorrendo da destra, mostrando tutte le conversazioni attraverso i canali collegati.

Canali

Le Conversazioni supportano due canali di comunicazione:

Ogni canale ha la propria icona nell'elenco conversazioni per identificare rapidamente l'origine.

Scegliere un Provider WhatsApp

WiseParts supporta due metodi di integrazione WhatsApp:

Finestra di Messaggistica WhatsApp

WhatsApp permette messaggi in formato libero solo entro 24 ore dall'ultimo messaggio del cliente. Dopo, devi usare un modello approvato per riavviare la conversazione.

Gruppi WhatsApp

Gestisci chat di gruppo WhatsApp per team o clienti dalla stessa casella di posta delle conversazioni individuali. Ogni gruppo appare nell'elenco con un'icona di gruppo e il suo oggetto, e il pannello destro passa a una vista dedicata alla gestione del gruppo quando lo apri.

Creare un Gruppo

1. Clicca su Crea Gruppo nell'intestazione delle conversazioni
2. Scegli un mittente WhatsApp idoneo (il numero che ospiterà il gruppo)
3. Inserisci un oggetto del gruppo (il nome che i membri vedranno)
4. Opzionalmente aggiungi una descrizione
5. Attiva Approvazione Richieste di Ingresso se vuoi rivedere i nuovi membri prima che possano unirsi
6. Clicca su Crea

Se nessun mittente appare nel menu a tendina, nessuno dei tuoi numeri WhatsApp soddisfa attualmente i requisiti di idoneità sopra indicati.

Il Pannello del Gruppo

Aprendo un gruppo, il pannello destro passa dalla solita vista contatto al Pannello di Gestione del Gruppo, che mostra:

Invitare Membri

Clicca su Invita partecipanti nel pannello del gruppo per inviare modelli con link di invito a persone esterne al gruppo. Due modalità:

Scegli un modello di invito approvato e invia. Ogni destinatario riceve il modello in un thread WhatsApp privato; quando clicca sul link di invito e si unisce, appare nella lista dei partecipanti e una riga di sistema ("X è entrato nel gruppo") viene aggiunta alla cronologia.

Messaggi in un Gruppo

I thread di gruppo sembrano quasi identici alle conversazioni individuali, con due differenze:

• Il nome del mittente appare sopra ogni messaggio in entrata per distinguere i membri
• I messaggi di sistema mostrano gli eventi del gruppo in tempo reale — "X è entrato nel gruppo", "X è uscito dal gruppo", "X è stato rimosso da Y", modifiche alla descrizione e richieste di ingresso in attesa. Nessun aggiornamento manuale necessario.

I messaggi in uscita vengono inviati dal numero ospite del gruppo e appaiono sotto il nome del membro del team, come sempre.

Differenze da Conoscere

Se Meta sospende un gruppo (per motivi di policy o piattaforma), nel pannello appare un banner di avviso rosso e l'invio di messaggi è bloccato fino alla revoca della sospensione.

Eliminare un Gruppo

Clicca su Elimina Gruppo in fondo al pannello del gruppo per dissolvere il gruppo in WhatsApp per tutti i membri, incluso il tuo numero aziendale. In WiseParts la conversazione resta come un archivio di sola lettura — non puoi inviare nuovi messaggi, ma la cronologia completa e la lista dei partecipanti sono conservate come riferimento. Una riga di sistema registra chi ha eliminato il gruppo e quando.

Permessi

Creare gruppi, eliminarli, modificare partecipanti e gestire le richieste di ingresso richiedono il permesso Gestire Gruppi WhatsApp. Gli utenti senza questo permesso possono comunque leggere e rispondere nelle conversazioni di gruppo a cui hanno accesso.

Elenco Conversazioni

Il pannello sinistro mostra le tue conversazioni con:

• Icona canale — Indicatore Email o WhatsApp
• Nome contatto — Identificativo del cliente o contatto (collegato al record cliente quando disponibile)
• Etichette — Tag colorati per l'organizzazione
• Anteprima ultimo messaggio — Estratto del messaggio più recente
• Timestamp — Quando è arrivato l'ultimo messaggio
• Indicatore di stato — Stato attuale della conversazione

Filtrare le Conversazioni

Usa le schede per organizzare la tua vista:

Filtri aggiuntivi sono disponibili nel menu a tendina filtri:

• Stato — Aperta, in attesa, posticipata, risolta
• Canale — Email, WhatsApp o account specifici
• Etichette — Filtra per etichette applicate

Leggere e Rispondere

Seleziona una conversazione per visualizzare l'intero thread dei messaggi. Il pannello destro mostra:

• Cronologia completa dei messaggi con timestamp
• Informazioni sul mittente e link al cliente
• Anteprime degli allegati
• Indicatori di stato dei messaggi (inviato, consegnato, letto)

Inviare Messaggi

1. Digita il tuo messaggio nell'area di input in basso
2. Premi Invio o clicca il pulsante invia

Scorciatoie da Tastiera

L'editor di risposta supporta scorciatoie da tastiera configurabili per inviare messaggi e cambiare lo stato della conversazione in una singola azione.

Scorciatoia di Invio

Scegli il comportamento di invio preferito nelle impostazioni utente:

Scorciatoie Invio + Azione

Combina l'invio di un messaggio con un cambio di stato usando tasti modificatori:

Queste scorciatoie sono disponibili dal menu a tendina del pulsante invia, dove puoi anche vedere quali azioni sono disponibili per la conversazione corrente.

Modelli Rapidi

Digita / all'inizio di un messaggio per cercare e inserire un modello. Mentre digiti dopo la barra, i modelli vengono filtrati per nome e tag in tempo reale.

• Digita per filtrare l'elenco
• Frecce per navigare i risultati
• Invio per inserire il modello selezionato

È il modo più veloce per inserire risposte usate di frequente senza prendere il mouse.

Allegati

Allega file tramite:

• Trascinamento dei file nell'area messaggi
• Clic sull'icona allegato

I formati supportati includono immagini, PDF, documenti Office e file audio. I limiti di dimensione dipendono dal canale.

Usare i Modelli

Clicca sull'icona modello per inserire un messaggio pre-costruito. I modelli aiutano a garantire messaggi coerenti e sono obbligatori per le conversazioni WhatsApp al di fuori della finestra di 24 ore.

Azioni sulle Conversazioni

Assegnazione

Assegna le conversazioni ai membri del team per una chiara responsabilità:

1. Clicca sul menu a tendina assegnatario nell'intestazione della conversazione
2. Seleziona un utente o un team
3. La conversazione si sposta nella scheda "Le Mie" dell'assegnatario

L'assegnazione può avvenire automaticamente in base alle regole che configuri.

Etichettatura

Le etichette ti aiutano a organizzare e filtrare le conversazioni. Applica più etichette per categorizzare per argomento, priorità o fase del flusso di lavoro.

Per aggiungere etichette:

1. Apri una conversazione
2. Clicca sulla sezione Etichette nei dettagli della conversazione
3. Seleziona etichette esistenti o creane di nuove direttamente

Le etichette appaiono come badge colorati nell'elenco conversazioni per un rapido riconoscimento visivo.

Le etichette possono anche attivare automazioni — ad esempio, etichettare una conversazione come "Urgente" può notificare un responsabile o riassegnarla a un agente senior.

Posticipazione

Nascondi temporaneamente una conversazione quando devi fare follow-up più tardi:

1. Clicca il pulsante posticipa
2. Scegli quando farla riapparire:
   • 1 ora
   • 2 ore
   • 4 ore
   • Domani (9:00)
   • Prossimo lunedì (9:00)

Le conversazioni posticipate riappaiono nella tua casella di posta all'orario programmato.

Risoluzione

Segna le conversazioni come completate quando non è necessaria ulteriore azione:

1. Clicca il pulsante risolvi (icona segno di spunta)
2. La conversazione passa allo stato risolto

Le conversazioni risolte sono nascoste dalla vista predefinita ma restano ricercabili. Puoi riaprire una conversazione se necessita di nuovo attenzione.

Note Private

Aggiungi note interne visibili solo al tuo team:

1. Clicca l'icona nota nel compositore messaggi
2. Digita la tua nota
3. Invia — la nota appare nel thread con uno stile distinto

Le note private sono utili per documentare contesto, istruzioni di passaggio consegne o decisioni senza inviare nulla al cliente.

Risposte Automatiche

Rispondi automaticamente ai messaggi in arrivo quando il tuo team non è disponibile. Le risposte automatiche possono confermare la ricezione e impostare le aspettative sui tempi di risposta.

Assistenza AI

I messaggi in arrivo vengono analizzati automaticamente dall'AI per aiutarti a rispondere più velocemente e in modo più efficace.

Quando arriva un nuovo messaggio, l'AI:

• Analizza il sentimento — Rileva se il cliente è positivo, neutro, frustrato o urgente
• Valuta l'urgenza — Segnala i messaggi che necessitano attenzione immediata
• Suggerisce etichette — Raccomanda etichette basate sul contenuto del messaggio
• Estrae contesto — Identifica riferimenti a ordini, preventivi o fatture
• Raccomanda azioni — Fornisce pulsanti di azione rapida per attività comuni

L'analisi appare come nota privata nel thread della conversazione, visibile solo al tuo team. Questo ti dà contesto immediato prima di rispondere.

Associazione con i Clienti

Collega le conversazioni ai record cliente per avere contesto:

1. Clicca sul link cliente nell'intestazione della conversazione
2. Cerca e seleziona un cliente
3. La conversazione è ora associata a quel record cliente

Una volta collegata, puoi:

• Visualizzare il profilo del cliente dalla conversazione
• Vedere la cronologia delle conversazioni sul profilo del cliente
• Accedere al contesto del cliente quando rispondi

Avviare Nuove Conversazioni

Per iniziare una conversazione:

1. Clicca il pulsante + nel pannello conversazioni
2. Seleziona un canale (account email o numero WhatsApp)
3. Inserisci il destinatario (indirizzo email o numero di telefono)
4. Componi e invia il tuo messaggio

Per WhatsApp, devi usare un modello approvato quando contatti un cliente per la prima volta.

Metriche di Performance

Monitora tempi di risposta, tassi di risoluzione e volumi di messaggi dalla dashboard Conversazioni.

Configurazione

Account

La scheda Account mostra tutti i canali di comunicazione collegati. Ogni account può essere configurato indipendentemente.

Provider Email

Collegare Gmail

1. Clicca Aggiungi Email
2. Seleziona Gmail
3. Clicca Connetti con Google
4. Accedi e autorizza WiseParts ad accedere alla tua email
5. Configura il nome del mittente e la firma
6. Salva

Collegare Office 365

1. Clicca Aggiungi Email
2. Seleziona Office 365
3. Clicca Connetti con Microsoft
4. Accedi e autorizza l'accesso
5. Configura il nome del mittente e la firma
6. Salva

Collegare IMAP

Per i provider email che non supportano OAuth, usa IMAP:

1. Clicca Aggiungi Email
2. Seleziona IMAP
3. Inserisci le tue credenziali:

4. Testa la connessione
5. Configura il nome del mittente e la firma
6. Salva

Provider WhatsApp

Collegare WhatsApp (Meta Cloud API)

1. Clicca Aggiungi Numero WhatsApp
2. Seleziona Cloud API
3. Accetta i termini e condizioni di Meta
4. Accedi al tuo account Meta Business
5. Seleziona o crea un Account WhatsApp Business
6. Scegli un numero di telefono da collegare
7. Configura le informazioni aziendali
8. Salva

Requisiti:

• Account Meta Business
• Attività verificata
• Numero di telefono in grado di ricevere SMS o chiamate vocali per la verifica

Collegare WhatsApp (Twilio)

1. Clicca Aggiungi Numero WhatsApp
2. Seleziona Twilio
3. Inserisci le tue credenziali Twilio:
   • Account SID
   • Auth Token
   • Numero di telefono abilitato per WhatsApp
4. Configura le informazioni aziendali
5. Salva

Utenti Autorizzati

Controlla quali membri del team possono accedere a ciascun account:

1. Apri le impostazioni di un account
2. Vai a Utenti Autorizzati
3. Aggiungi o rimuovi gli utenti che devono avere accesso

Gli utenti aggiunti a un canale di invio hanno flag di permesso: gestisce le conversazioni (può visualizzare e rispondere), può riassegnare, può annullare l'assegnazione e può risolvere tutto. Un utente che gestisce le conversazioni ma non è impostato come destinatario dell'assegnazione automatica vedrà le conversazioni ma non gli verranno assegnate automaticamente nuove conversazioni.

Gli utenti non autorizzati per un account non vedranno le sue conversazioni.

Modelli

I modelli di messaggio garantiscono una comunicazione coerente e sono obbligatori per la messaggistica WhatsApp al di fuori della finestra di 24 ore.

Creare Modelli

1. Vai alla scheda Modelli
2. Clicca Crea Modello di Messaggio
3. Opzionalmente scegli un modello base dalla libreria categorizzata (fattura, ordine spedito, promemoria di pagamento, avviso di ferie, preventivo, follow-up e altro) per precompilare il modulo — puoi modificare il contenuto prima di salvare
4. Configura il modello:

Per i modelli email l'editor è completamente rich-text — grassetto, corsivo, elenchi, immagini e allineamento sono preservati dall'inizio alla fine, quindi ciò che vedi nell'anteprima è ciò che i destinatari ricevono. Le variabili appaiono come chip inline che puoi cliccare per modificare o rimuovere.

Variabili dei Modelli

Personalizza i modelli con contenuto dinamico usando le doppie parentesi graffe:

Buongiorno {{customer_name}},

Il tuo preventivo {{quote_number}} è pronto per la revisione.

Cordiali saluti,
{{user_name}}

Le variabili disponibili dipendono dal contesto. Le variabili comuni includono:

Approvazione Modelli WhatsApp

I modelli WhatsApp devono essere approvati da Meta prima dell'uso:

1. Crea il modello in WiseParts
2. Il modello viene inviato automaticamente a Meta
3. Attendi la revisione (generalmente 24-48 ore)
4. Controlla lo stato del modello:

Tipi di Modello

I modelli possono essere configurati per diversi scopi:

Tag

I tag aiutano a organizzare le conversazioni per argomento, priorità o fase del flusso di lavoro.

Creare Tag

1. Vai alla scheda Tag
2. Clicca Crea Tag
3. Configura:

4. Salva

I tag appaiono come pillole colorate nell'elenco delle conversazioni e possono essere usati per filtrare le conversazioni.

Gestire i Tag

• Modifica un tag per cambiarne nome, descrizione o colore
• Elimina un tag per rimuoverlo (le conversazioni esistenti mantengono lo storico dei tag)

I tag possono essere creati anche in linea quando si tagga una conversazione: basta digitare un nome e selezionare "Crea nuovo tag".

Orari di Lavoro

Definisci quando il tuo team è disponibile per impostare le aspettative dei clienti e controllare il comportamento delle risposte automatiche.

Impostare gli Orari

1. Vai alla sezione Orari di Lavoro nelle impostazioni di un account
2. Configura gli orari per ogni giorno della settimana:
   • Imposta orari di inizio e fine
   • Segna i giorni come chiusi
3. Imposta il tuo fuso orario
4. Opzionalmente configura i calendari delle festività

Impatto degli Orari di Lavoro

Gli orari di lavoro influiscono su:

• Metriche dei tempi di risposta -- Calcolate solo durante gli orari di lavoro
• Risposte automatiche -- Possono essere configurate per inviare messaggi diversi fuori orario
• Report del pannello -- Filtra le metriche per orari di lavoro

Risposta Automatica

Invia risposte automatiche ai messaggi in arrivo.

Configurare la Risposta Automatica

1. Vai a Risposta Automatica nelle impostazioni di un account
2. Abilita la risposta automatica
3. Configura i trigger:

4. Scrivi il tuo messaggio di risposta automatica
5. Salva

Regole di Assegnazione

Assegna automaticamente le conversazioni in arrivo ai membri del team in base a regole configurabili.

Regole Disponibili

Configurare le Regole di Assegnazione

1. Vai a Regole di Assegnazione nelle impostazioni di un account
2. Aggiungi regole in ordine di priorità (la prima regola corrispondente vince)
3. Per ogni regola, specifica:
   • Il tipo di regola
   • Eventuali parametri richiesti (es. quale campo personalizzato)
   • Comportamento di fallback se non c'è corrispondenza

Le regole vengono valutate in ordine. La prima regola che trova un assegnatario valido viene utilizzata.

Firme

Configura le firme email che vengono aggiunte automaticamente ai messaggi in uscita.

Creare Firme

1. Vai a Firme nelle impostazioni di un account
2. Crea una firma con:
   • Testo formattato
   • Immagini (logo, foto)
   • Link
3. Imposta come predefinita per l'account o per utenti specifici

Le firme possono includere formattazione HTML per contenuti ricchi come link ai social media e informazioni di contatto.

Stato dell'Account

Monitora lo stato dei tuoi account collegati:

Se un account mostra un errore, dovrai riautenticarti. Clicca sull'account e segui il flusso di riconnessione.

Funzionalità Correlate