Estrutura organizacional
A estrutura organizacional divide uma empresa numa árvore de unidades — regiões, países, grupos de armazéns — e liga a elas pessoas, armazéns e clientes. Cada pessoa trabalha depois com a parte do negócio de que é responsável.
Ativar a funcionalidade
Se ativo, Definições > Estrutura organizacional abre o cartão que controla a funcionalidade. Mostra se a visibilidade está restrita, o que ainda não tem unidade e o caminho para a árvore.
Ative Restringir visibilidade por unidade para ligar o limite e clique em Gerir estrutura para construir e editar a árvore numa página própria.
Construir a árvore
A árvore abre na sua unidade raiz, listada à esquerda com a contagem direta de pessoas e armazéns de cada unidade. Um Administrador de unidade ou um Gestor de unidade abre-a na sua própria unidade. Clique em Nova unidade para acrescentar uma unidade abaixo da selecionada.
Dê à unidade um Nome e um Código opcional, escolha a unidade Dentro da qual fica e clique em Criar.
Selecione uma unidade para alterar a árvore:
- Renomear altera o nome ou o código; depois Guardar
- Mover para… coloca-a sob outra unidade; depois Mover…
- Apagar remove-a, depois de confirmar
Uma unidade não pode ser movida para dentro de si própria nem de uma das suas subunidades. Só é possível apagar uma unidade sem subunidades, armazéns ou pessoas.
Colocar pessoas e armazéns
No fundo da árvore, Por atribuir lista os armazéns e as pessoas que ainda não têm unidade. Selecione o que precisa, escolha uma unidade em Atribuir a… e clique em Atribuir. A entrada passa a mostrar Tudo atribuído quando a lista fica vazia.
Pessoas
Selecione uma unidade e abra o separador Pessoas. Escolha as pessoas em Adicionar pessoas, clique em + e passam a pertencer à unidade. O ✕ numa linha remove alguém apenas dessa unidade.
A ação Unidades… abre todas as unidades de uma pessoa, onde Adicionar unidades acrescenta, ✕ remove e O que muda mostra Sai de, Entra em e Continua em antes de guardar.
Armazéns
Abra o separador Armazéns, escolha em Trazer armazéns para aqui e clique em +. Use Mudar unidade… para mover um armazém para outra unidade — um armazém está numa só unidade.
As pessoas e os armazéns também podem ser colocados a partir dos seus próprios ecrãs:
- Em Definições > Utilizadores, a lista tem uma coluna Unidades e a ação de linha Unidades…. Na página de uma pessoa, o cartão Estrutura organizacional mostra as suas unidades com Gerir unidades….
- Em Definições > Pontos de venda, a lista tem uma coluna Unidade e a ação de linha Mudar unidade…. Editar um armazém mostra o mesmo cartão, com Mudar unidade….
Um novo convite tem um campo Unidades; com a visibilidade restrita, o convite tem de pertencer a pelo menos uma unidade. As restantes pessoas novas entram nas unidades de quem as convidou ou criou, e quem não tiver nenhuma fica em Por atribuir.
Restringir a visibilidade
Restringir visibilidade por unidade faz a empresa passar de visibilidade aberta para restrita. Enquanto está desligada, todos veem tudo. Quando está ligada, cada pessoa vê as suas unidades e tudo o que está abaixo delas — nunca as unidades acima.
Quem ficar sem unidade vê um aviso em vez de uma aplicação vazia — Ainda não estás em nenhuma unidade — a dizer para pedir a um administrador que o adicione a uma.
Funções de unidade
Duas funções trabalham dentro das unidades: Administrador de unidade e Gestor de unidade. Só são oferecidas enquanto a visibilidade está restrita, e cada uma vê a sua parte da árvore.
Acrescentam subunidades, renomeiam, movem e apagam o que está abaixo das suas próprias unidades, e colocam aí as pessoas e os armazéns da sua parte. As suas próprias unidades são só de leitura, e ninguém altera a sua própria pertença.
- Gestor de unidade administra as pessoas dentro das suas unidades — convidando, editando e apagando-as — e assume a identidade das pessoas que gere, nunca a de um administrador ou de outro gestor de unidade. Também cria, edita e apaga equipas, e edita ou apaga apenas as equipas que lidera.
- Administrador de unidade trata das pessoas e das operações das suas unidades, mas não da empresa em si: definições da empresa, faturação, registos de integração, contas de conversas e notificações da empresa ficam fora do seu alcance.
Os Gestores Gerais mantêm acesso a tudo.
Os Administradores de unidade e os Gestores de unidade abrem a árvore a partir da entrada Estrutura organizacional do menu.