Construir un flujo de trabajo
Un flujo de trabajo se construye sobre un lienzo. Usted arrastra pasos hasta él y los une con líneas, y son las líneas las que forman el flujo: cada una dice "cuando este paso termine así, haz aquello a continuación".
Todo flujo de trabajo empieza con un disparador y se ejecuta a partir de ahí.
La barra superior
En la parte superior del constructor están el nombre del flujo de trabajo, las pestañas Editor, Ejecuciones y Configuración y, a la derecha, el interruptor de publicación.
El nombre del flujo de trabajo se edita en el propio lugar.
Editor, Ejecuciones y Configuración
Editor es el lienzo, con la configuración del paso seleccionado en el panel de al lado.
Ejecuciones muestra las ejecuciones de este flujo con su estado, el registro sobre el que actuaron y cuándo empezaron. Seleccione una para abrirla. Ejecuciones permanece desactivada hasta que el flujo se guarde por primera vez.
Mientras una ejecución está en curso o en pausa, Cancelar dentro de la ejecución la detiene y la termina como Cancelado.
Configuración contiene el Nombre y la Descripción del flujo de trabajo, y el tipo de registro al que se aplica.
Publicar
El interruptor de la derecha publica el flujo de trabajo. La etiqueta junto a él muestra Activo cuando está publicado y Borrador mientras no lo está.
Publicar revisa primero el lienzo y después lo guarda tal como está. Si hay problemas, WiseParts le indica cuántos debe corregir en el lienzo antes de poder publicarlo.
Mientras el lienzo tenga cambios sin guardar, un aviso indica Este flujo de trabajo tiene cambios sin publicar. Publicar cambios los guarda y Descartar cambios recupera la última versión guardada.
Unir los pasos entre sí
La mayoría de los pasos tiene una única conexión de salida. Algunos tienen varias, una por resultado, y la que se usa depende de lo que el paso haya decidido — una condición ofrece Verdadero y Falso, una aprobación ofrece Aprobado, Rechazado y Tiempo de espera agotado, y una llamada a la API ofrece Éxito y Error.
Dejar un resultado sin conectar está permitido y significa que el flujo simplemente se detiene si llega ahí. Conviene revisarlo antes de publicar: un Rechazado sin conectar es un rechazo del que nadie se entera.
Disparadores
Un disparador decide cuándo empieza un flujo de trabajo. Cada flujo tiene exactamente uno.
Evento inicia el flujo cuando ocurre algo en WiseParts — un registro que alcanza un estado, un mensaje que llega, y así sucesivamente. Es la opción habitual.
Programación lo inicia según un calendario, en lugar de en respuesta a algo, y lo ejecuta una vez por cada registro de la audiencia que elija:
- Audiencia — los registros sobre los que actuar, como Clientes con documentos vencidos o próximos a vencer, indicando cuántos días de antelación cuentan como próximo a vencer.
- Frecuencia — Diario, Semanal o Mensual, con la hora del día y, cuando corresponde, el día de la semana o del mes.
- Zona horaria — la zona horaria en la que se interpreta esa hora. Déjela vacía para usar la zona horaria de su cuenta.
Manual lo inicia solo cuando alguien lo ejecuta, lo que resulta útil mientras aún está probando.
Webhook lo inicia cuando un sistema externo llama a WiseParts.
Lógica
Condición envía la ejecución por un lado o por otro según una condición que usted defina.
Cambiar envía la ejecución por el primer camino cuya condición se cumpla, con un camino En caso contrario para todo lo demás.
Filtro deja continuar la ejecución solo si su condición se cumple, y la detiene en caso contrario.
Unión vuelve a juntar caminos separados, de modo que los pasos posteriores se escriben una vez en lugar de repetirse en cada rama.
Además de comparar un campo con un valor, una condición puede comprobar si un campo Está vacío o No está vacío.
Esperar
Estos son los pasos que hacen de un flujo de trabajo algo que una automatización no puede ser: puede detenerse, esperar y continuar más tarde.
Espera aguarda un tiempo determinado antes de continuar.
Aprobación humana pone la ejecución delante de una persona y espera su decisión, y después continúa por Aprobado, Rechazado, o Tiempo de espera agotado si nadie responde a tiempo.
La decisión espera en la ejecución, en Acciones Pendientes, donde selecciona Aprobar o Rechazar.
Esperar evento mantiene la ejecución detenida hasta que ocurre algo concreto, y entonces continúa.
Un flujo en espera no es un flujo atascado. Puede estar así durante días y reanudarse exactamente donde lo dejó.
Acciones
Actualizar campo y Cambiar estado escriben en el registro sobre el que se está ejecutando el flujo.
Crear tarea genera una tarea para que alguien la atienda.
Enviar notificación avisa a alguien de que ha ocurrido algo.
Definir variable guarda un valor para que lo usen los pasos siguientes.
Llamar a la API envía una petición a un sistema fuera de WiseParts y ofrece Éxito y Error, para que pueda tratar un fallo en lugar de que la ejecución se detenga.
Asignar a un rol
Cuando Crear Tarea o Aprobación Humana se asigna a un rol en lugar de a una persona, la Estrategia de Asignación decide quién la recibe:
- Grupo compartido — nadie en concreto; cualquier persona con ese rol puede hacerse cargo.
- Rotación equitativa — cada una va, por turnos, a la siguiente persona de ese rol.
- Menos ocupado — va a quien tenga menos elementos abiertos.
Insertar valores del registro
En un mensaje de notificación o en las instrucciones de una aprobación, seleccione Insertar variable para añadir un valor del registro o de un paso anterior. Se rellena cuando se ejecuta el flujo.
Una variable marcada como Condicional procede de un paso que solo se ejecuta en algunos caminos, así que queda vacía cuando la ejecución sigue otro.
Pasos de conversación
Enviar Plantilla de Mensaje envía una de sus plantillas de mensaje al contacto, por el canal propio de la plantilla — WhatsApp, correo electrónico o widget. Ofrece Continuar una vez enviada, Omitido cuando no se puede contactar con el destinatario o la plantilla aún no se puede enviar, y Falló si el envío sale mal.
Cerrar Conversación resuelve la conversación.
Asignar Conversación entrega la conversación a una persona concreta, mantiene a quien ya la tiene, o elige a alguien automáticamente, igual que lo hace la bandeja de entrada.
Agregar Etiqueta de Conversación etiqueta la conversación.
Asignar Tarea de Conversación crea una tarea para la conversación.
Pasos de pedido
Cambiar el Estado del Pedido pasa el pedido al estado que usted elija.
Enviar Recuperación de Pedido vuelve a enviar al cliente un pedido abierto.
Construir uno describiéndolo
Seleccione Ask Henry en el constructor y describa lo que quiere en lenguaje corriente — "notificar al gestor de cuenta cuando se rechace una devolución", o "añadir un paso de aprobación humana antes de cualquier cambio de estado".
Henry lo dibuja en su lienzo como propuesta. Revise cada una antes de conservarla: puede revertir cualquier cambio de Henry, y nada se publica hasta que usted lo publique.
También puede preguntar a Henry qué hace un flujo de trabajo existente, que es la forma más rápida de retomar algo construido hace meses.
Esto requiere Henry AI activado en su cuenta, con créditos disponibles.