Flujos de trabajo

Introducción

Qué son los flujos de trabajo y cómo sustituyen a las automatizaciones.

Un flujo de trabajo es un diagrama de lo que debe ocurrir cuando sucede algo en WiseParts. Usted lo dibuja en un lienzo: un disparador que lo inicia y después cajas para los pasos, unidas por líneas que deciden qué se ejecuta a continuación.

Mientras que una automatización recorre una línea recta de condiciones y acciones, un flujo de trabajo puede ramificarse, esperar, pedir a alguien que apruebe algo y retomarse días después.

Los flujos de trabajo sustituyen a las Automatizaciones. Si hoy usa automatizaciones, lea Migrar desde las automatizaciones antes de activar nada.

Encontrar sus flujos de trabajo

Navegue a Flujos de trabajo para ver todo lo creado en su cuenta. La lista muestra el nombre de cada flujo, sobre qué se ejecuta, su estado y cuándo se creó, con los que ha editado más recientemente en la parte superior.

Desde aquí puede abrir uno para editarlo, consultar su historial o empezar uno nuevo.

Empezar desde una plantilla

Abra un flujo de trabajo con el lienzo vacío y WiseParts le ofrece una fila de plantillas iniciales, con Empezar desde cero debajo. Cada una es un flujo ya hecho —un disparador, pasos y las conexiones entre ellos— que usted adapta en lugar de construir desde nada.

Seleccione una plantilla y sus pasos aparecen en el lienzo, listos para editar. Elegir una no publica nada, así que puede renombrarla, cambiar cualquier paso y publicar solo cuando encaje con la forma de trabajar de su equipo.

Las plantillas incluyen:

Pedidos

Intentar convertir la cotización abierta — vuelve a enviar al cliente un presupuesto abierto recién creado al cabo de una hora y lo intenta una vez más 30 minutos después.
Cerrar automáticamente las cotizaciones abiertas después de 4h — pasa un presupuesto abierto recién creado a Cancelado por automatización a las cuatro horas.
Enviar notificaciones de grandes cotizaciones — envía un correo al vendedor del cliente cuando se crea un presupuesto importante.
Hacer seguimiento de presupuestos relevantes — envía un correo al vendedor sobre un presupuesto abierto valioso que llegó por un canal en el que se puede hacer seguimiento.

Conversaciones

Notificar al asignado cuando se aplique una etiqueta — avisa a quien está asignado cuando se añade una etiqueta a mano.
Cerrar conversaciones de spam — cierra una conversación nueva cuyo asunto está marcado como spam.
Enrutar conversaciones de marketplace — asigna las conversaciones de cada marketplace y le pide que nombre al agente de cada uno.
Etiquetar conversaciones por asunto — etiqueta una conversación nueva cuyo asunto coincide con un sello de formulario o portal.

Llamadas

Recuperar llamadas perdidas — crea una tarea para una llamada perdida y escala al gerente del call center cuando la llamada no se devuelve en un día.

Clientes

Recordatorios de cobranza para clientes morosos — correos semanales a los clientes con documentos vencidos o próximos a vencer, cada vez más firmes.
Recobro semanal por WhatsApp, correo si no se puede contactar — el mismo seguimiento semanal mediante una plantilla de mensaje, con correo como alternativa cuando no se puede contactar con el cliente.

Si ninguna le encaja, seleccione Empezar desde cero para quitar las sugerencias y empezar con un lienzo en blanco.

Trate una plantilla como un primer borrador. Abra cada paso y revise su configuración —un remitente de marketplace, una etiqueta o un rol— frente a su propia configuración antes de publicar.

Borrador y publicado

Un flujo de trabajo nuevo es un borrador. Los borradores nunca se ejecutan, por completos que parezcan, así que puede construirlo en varias sesiones sin que se dispare nada.

Publicar es lo que pone un flujo de trabajo en marcha. A partir de ahí se ejecuta siempre que su disparador coincida, hasta que lo despublique.

Editar un flujo publicado crea una versión nueva. Las ejecuciones ya en curso terminan con la versión con la que empezaron, de modo que un cambio nunca deja un trabajo a medias.

Migrar desde las automatizaciones

Ambos pueden estar activados a la vez, y ese es precisamente el objetivo: así se migra sin quedarse sin cobertura.

Mientras las automatizaciones estén activadas, sus automatizaciones siguen ejecutándose y sus flujos de trabajo permanecen en silencio — incluso los publicados. Puede construir y publicar todos los sustitutos, tomarse el tiempo que necesite, y nada de lo que publique llegará a actuar.

Desactivar las automatizaciones es el momento del cambio. Sus flujos de trabajo toman el relevo, todos a la vez, en toda la cuenta.

Construya y publique todo primero, y desactive las automatizaciones como último paso. Así el cambio es una única acción deliberada en lugar de una carrera, y puede volver atrás si falta algo.

Sus automatizaciones no se eliminan al desactivarlas, y volver a activarlas devuelve el comportamiento anterior.

Qué hacer a continuación

Construir un flujo de trabajo explica el lienzo y todos los tipos de paso que puede añadir.

Ejecuciones e historial explica qué ocurre después de que un flujo empiece — dónde seguirlo y qué hacer cuando uno se detiene.

Ejemplos

Recetas de automatización del mundo real para escenarios comunes.

Construir un flujo de trabajo

El lienzo, los pasos que puede añadir y cómo construir uno describiéndolo.