Structure organisationnelle
La structure organisationnelle divise une entreprise en un arbre d'unités — régions, pays, groupes d'entrepôts — et y rattache des personnes, des entrepôts et des clients. Chacun travaille alors avec la partie de l'activité dont il est responsable.
L'activer
Si activé, Paramètres > Structure organisationnelle ouvre la carte qui contrôle la fonctionnalité. Elle indique si la visibilité est restreinte, ce qui n'a pas encore d'unité, et donne accès à l'arbre.
Activez Restreindre la visibilité par unité pour établir la limite, puis cliquez sur Gérer la structure pour construire et modifier l'arbre sur sa propre page.
Construire l'arbre
L'arbre s'ouvre sur son unité racine, listée à gauche avec le nombre direct de personnes et d'entrepôts sur chaque unité. Un Administrateur d'unité ou un Responsable d'unité l'ouvre sur sa propre unité. Cliquez sur Nouvelle unité pour ajouter une unité sous celle sélectionnée.
Donnez à l'unité un Nom et un Code facultatif, choisissez son unité parente dans À l'intérieur, puis cliquez sur Créer.
Sélectionnez une unité pour modifier l'arbre :
- Renommer modifie son nom ou son code, puis Sauvegarder
- Déplacer vers… la place sous une autre unité, puis Déplacer…
- Supprimer la retire, après confirmation
Une unité ne peut pas être déplacée en elle-même ni dans l'une de ses sous-unités. Seule une unité sans sous-unités, entrepôts ou personnes peut être supprimée.
Placer les personnes et les entrepôts
Au pied de l'arbre, Non attribué liste les entrepôts et les personnes qui n'ont pas encore d'unité. Sélectionnez ce dont vous avez besoin, choisissez une unité dans Attribuer à…, puis cliquez sur Attribuer. La ligne indique Tout est attribué une fois la liste vide.
Personnes
Sélectionnez une unité et ouvrez son onglet Personnes. Choisissez les personnes dans Ajouter des personnes, cliquez sur +, et elles rejoignent l'unité. Le ✕ sur une ligne retire la personne de cette unité uniquement.
L'action Unités… ouvre toutes les unités d'une personne : Ajouter des unités ajoute, ✕ retire, et Ce qui change affiche Quitte, Rejoint et Reste dans avant l'enregistrement.
Entrepôts
Ouvrez l'onglet Entrepôts, choisissez dans Apportez des entrepôts ici, puis cliquez sur +. Utilisez Changer d’unité… pour déplacer un entrepôt vers une autre unité — un entrepôt appartient à une seule unité.
Les personnes et les entrepôts peuvent aussi être placés depuis leurs propres écrans :
- Dans Paramètres > Utilisateurs, la liste comporte une colonne Unités et une action de ligne Unités…. Sur la page d'une personne, la carte Structure organisationnelle affiche ses unités avec Gérer les unités….
- Dans Paramètres > Branches, la liste comporte une colonne Unité et une action de ligne Changer d’unité…. La modification d'un entrepôt affiche la même carte, avec Changer d’unité….
Une nouvelle invitation comporte un champ Unités ; lorsque la visibilité est restreinte, une invitation doit être rattachée à au moins une unité. Les autres nouvelles personnes rejoignent les unités de la personne qui les a invitées ou créées, et celles qui n'en ont aucune attendent dans Non attribué.
Restreindre la visibilité
Restreindre la visibilité par unité fait passer l'entreprise d'une visibilité ouverte à une visibilité restreinte. Tant que l'option est désactivée, tout le monde voit tout. Une fois activée, chaque personne voit ses unités et tout ce qui se trouve en dessous — jamais les unités au-dessus.
Toute personne sans unité voit un message à la place d'une application vide — Vous n'êtes encore dans aucune unité — lui demandant de solliciter un administrateur pour être ajoutée à une unité.
Rôles d'unité
Deux rôles interviennent dans les unités : Administrateur d'unité et Responsable d'unité. Tous deux ne sont proposés que lorsque la visibilité est restreinte, et chacun voit sa propre partie de l'arbre.
Ils ajoutent des sous-unités, renomment, déplacent et suppriment ce qui se trouve sous leurs propres unités, et y placent les personnes et les entrepôts de leur partie. Leurs propres unités sont en lecture seule, et personne ne modifie sa propre appartenance.
- Responsable d'unité administre les personnes de ses unités — invitation, modification et suppression — et emprunte l'identité des personnes qu'il gère, jamais celle d'un administrateur ou d'un autre responsable d'unité. Il crée, modifie et supprime également des équipes, et ne modifie ou supprime que les équipes qu'il dirige.
- Administrateur d'unité gère les personnes et les opérations de ses unités, mais pas l'entreprise elle-même : les paramètres de l'entreprise, la facturation, les journaux d'intégration, les comptes de conversation et les notifications d'entreprise restent hors de portée.
Les Responsables globaux conservent l'accès à tout.
Les Administrateurs d'unité et les Responsables d'unité ouvrent l'arbre depuis l'entrée Structure organisationnelle du menu.