Notes
Les notes vous permettent d'enregistrer des informations importantes qui ne rentrent pas dans les champs structurés — observations, préférences, avertissements ou contexte pour votre équipe. Les notes sont disponibles sur les clients, succursales et autres enregistrements dans WiseParts.
Ajouter des notes
- Ouvrez l'enregistrement (client, succursale, etc.)
- Naviguez vers la section notes
- Cliquez sur Ajouter une note
- Entrez votre texte de note
- Cliquez sur Enregistrer
Les notes sont horodatées avec votre nom, pour que l'équipe sache qui les a ajoutées et quand.
Mentionner des collègues
Tapez @ suivi d'un nom pour mentionner un collègue dans votre note. Une liste d'utilisateurs apparaît pendant que vous tapez — sélectionnez la personne que vous voulez mentionner.
Quand vous mentionnez quelqu'un :
- Il reçoit une notification sur votre note
- La mention apparaît en surbrillance dans le texte de la note
- Il peut cliquer sur la notification pour accéder directement à l'enregistrement
S'abonner aux notes
Cliquez sur l'icône de cloche dans le panneau de notes pour vous abonner aux notes d'un enregistrement. Une fois abonné, vous recevez des notifications chaque fois que quelqu'un ajoute une nouvelle note.
C'est utile pour :
- Les comptes clés que vous voulez surveiller de près
- Les clients avec des problèmes en cours que vous suivez
- Les comptes que vous partagez avec des collègues
Cliquez à nouveau sur la cloche pour vous désabonner quand vous n'avez plus besoin des mises à jour.
Consulter les notes
Les notes apparaissent dans l'ordre chronologique, les plus récentes en premier. Chaque note affiche :
- Contenu — Le texte de la note
- Auteur — Qui l'a écrite
- Date — Quand elle a été ajoutée
Faites défiler l'historique des notes pour voir les observations passées et le contexte.
À quoi servent les notes
Les notes sont idéales pour :
- Préférences client — "Préfère l'e-mail aux appels téléphoniques"
- Avertissements — "Blocage crédit jusqu'au paiement de la facture #1234"
- Contexte — "Le décisionnaire clé est en vacances jusqu'au 15 mars"
- Infos relationnelles — "Rencontré au salon professionnel 2024"
- Traitement spécial — "Exige un numéro de bon de commande sur toutes les commandes"
Notes vs Formulaires
Utilisez le bon outil pour la situation :
| Notes | Formulaires |
|---|---|
| Observations rapides | Collecte de données structurées |
| Contexte persistant | Enregistrements d'interactions spécifiques |
| Visible à tout moment | Attaché aux activités |
| Texte libre | Champs de formulaire avec validation |
Exemple : Après une visite, soumettez un formulaire avec des champs structurés. Ajoutez une note s'il y a un contexte qui ne rentre pas dans le formulaire — comme "Le client a mentionné qu'il ouvre un nouvel emplacement au T2."
Visibilité
Les notes sont internes — visibles par les membres de votre équipe mais pas par les clients. Elles sont conçues pour partager les connaissances au sein de votre organisation.
Notes de succursale
Lors de la consultation d'une succursale, les notes peuvent être spécifiques à cet emplacement. Considérez où l'information appartient :
- Notes du client principal — Informations sur la relation globale
- Notes de succursale — Détails spécifiques à l'emplacement
Bonnes pratiques
Soyez précis : "Problèmes de livraison en janvier" est moins utile que "Livraisons manquées les 5 et 12 janvier à cause d'une mauvaise adresse."
Restez professionnel : Les notes peuvent être vues par des collègues et des superviseurs. Écrivez comme si votre message pouvait être revu.
Mettez à jour régulièrement : Supprimez ou mettez à jour les notes obsolètes pour que l'équipe ne travaille pas avec des informations périmées.